電子請求書は、月次決算早期化とコスト削減を両立する切り札

経営本部では「紙は負債である」という考え方があります。
一例として、当社ではネット広告事業を展開していますが、クライアントからの広告掲載の申込みは、既に2008年の時点でWeb上で完結する仕組みを提供していて、グループ会社間の取引についてもWeb化しています。
紛失や破損のリスク、保管や郵送のコストなど、紙には様々なデメリットがあり、Web上で完結できるものはできる限りWeb上で行いたいという考えです。
ですから、仕入先様と毎月やり取りさせていただいている請求書も、紙という側面で捉えれば、“負債”であったわけです。事実、1ヵ月間に受け取る請求書を束ねると、5センチ厚のバインダーで10冊にもなります。これだけのボリュームの請求書が毎月増えていき、保管・管理の負荷は大きいものでした。当社にとって請求書の電子化は長年にわたっての悲願であったわけです。そんな中、インフォマートさんのテレビCMを見たときは、“これだ！”と直感しました。すぐに資料を請求し、ご説明をお願いしたわけです。

当社には現在、1,000社を超える仕入先様とのお付き合いがありますが、請求書をWeb化するとなると、仕入先様にも対応をお願いしなくてはなりません。それは仕入先様にとって大きな負荷となりかねず、今までWeb化に踏み切る決断に至らなかった理由の一つとなっていました。しかし、インフォマートさんの説明を聞いてインターフェイスを確認したところ、「これならいけるかもしれない」という予感があり、まずは5社ほどの仕入先様に打診してみました。すると、ご対応いただけるとのお返事をいただくことができたのです。早速、お願いして電子請求書を発行していただいたときに「本当に紙の請求書は送らなくていいんですか？」と確認されたことが印象に残っています。
確かな手応えと共に、2016年3月から導入スタートしました。提案を受けてから約3週間での導入となり、かなりのスピード感をもって進めることができたと思います。
社内検討の際に出てきたセキュリティリスク等の問題については、インフォマートさんが東証一部に上場していたこと、1998年からBtoBのクラウドシステムを運用するなど実績が豊富だったことから、特に大きな問題にはならず、話は進めやすかったですね。

もうひとつの決め手となったのは、インフォマートさんの充実した運用フォロー体制です。
特に助かっているのは、当社の仕入先様に対してもインフォマートさんがスピーディーかつ丁寧にサ ポートしてくださることです。
各社様とも『BtoBプラットフォーム 請求書』に対する関心が高く、実際に導入するとなると「請求書の作成方法は」「入力方法は」と具体的な作業レベルでの質問が出てきます。もし、その対応も当社で行うとなると、簡単に済ませるわけにはいきませんから、慎重な準備が必要ですし、十分な人的リソースも確保しなくてはならないでしょう。
その点、仕入先様へのフォローをインフォマートさんが責任を持って代行してくださるので、当社は『BtoBプラットフォーム 請求書』のご案内に集中でき、スピード感を持ってプロジェクトを進行できるわけです。実際に現在は計画に沿って順次仕入先様にご協力を呼びかけているところですが、社内体制としては1～2名で、しかも既存の業務を止めることなくすべてのお問い合わせへの対応ができています。何かあればすぐインフォマートさんに聞けるので大変助かっています。

既存の業務手順を変えることは誰でも少しばかり抵抗があるものですが、そうした負荷を極力低く抑えることができるのが『BtoBプラットフォーム 請求書』の素晴らしいところだと思います。

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