月間15万通の請求書を発行。
年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。

― まず、業務内容と2018年1月に行った経営統合について教えてください。

財務本部 財務サービス部 部長 奥村真弘様（以下、奥村様）：弊社はコカ・コーラ社から清涼飲料水の原液を仕入れて、製品化して販売するボトラー（瓶詰会社）です。2018年1月1日付でコカ・コーライーストジャパン株式会社とコカ・コーラウエスト株式会社が統合し、事業会社としてコカ・コーラ ボトラーズジャパンとなりました。これにより、売上高約1兆円と、世界250社以上あるコカ・コーラ社のボトラーの中でも第3位の規模となっています。

ボトラーの統合は経営の合理化を求める世界的な流れで、ヨーロッパでは国を越えて統合しているケースもあります。日本国内でも、かつては最大17社のボトラーがあり、これまでも統廃合を繰り返してきました。

規模も大きく統合まで複雑な段階を経ていますので、経営上は統合しても、社内には各社の独自システムが残っています。そのような状況を改善すべく、基幹業務のすべてのシステムを統合する「Coke One」というプロジェクトが進行しており、請求書業務の改善もその一端です。

― 請求書業務ではどのような課題があったのでしょうか。

奥村様：旧コカ・コーライーストジャパンも、もともと5社が合併してできた会社だったため、請求書についても別々のシステム、フォーマットを使い続けていました。会社名は同じなのに、極端にいえば同じ取引先1社に5種類の請求書を送っている状態でした。まずはシステムを統一し、これを１つにする必要があると感じていました。

また、発行の手間や郵送コストも大きな課題です。弊社の請求書業務は大きく2種類に分かれ、掛売りのお取引先様へ発行する「通常の請求書」と、自動販売機を設置していただいているお取引先様に手数料をお支払いするための「コミッション明細」があります。便宜上まとめて「請求書」としますが、ボトラーズジャパン全体では、月に約15万通の請求書を発行しています。人件費を除いた印刷代、封筒代、郵送費等で月間1,000万円以上の経費がかかっており、業務の効率化を早急に進める必要がありました。

さらに、郵送の場合、コストだけでなく、お客様の手元に届くまでに日数もかかりますし、確実に届いたかどうかも把握できません。

― 効率化するために必要なことは何とお考えですか？

奥村様：必要なのは業務を標準化し、誰にでもできるプロセスにすることです。プロセスが複雑だと手順書を作ることもできず、作業が属人化してしまいます。担当者以外はわからないような業務では、その担当者が休んでしまうと対応できず、お客様にもご迷惑をおかけすることになりかねません。

逆にいえば標準化すれば機械化、自動化が可能です。むしろ、組織の規模が大きくなるほど標準化させ、機械化しないと業務の品質を担保できないと考えています。

請求書発行業務を見直す際に、請求書の印刷から発送までを外部の郵送代行企業へ委託することも検討しました。ですが、弊社は飲料メーカーですから水を利用して商品を製造しており、水資源を守るために植林活動なども行っています。紙を使うということはその木を切るということですから、エコの観点からも紙を使わない＝ペーパーレスを進めたいと考えました。

そういった理由から、請求書は電子発行を導入しました。請求書発行システムに『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだのは、すでに多くの企業が導入し、安定して運用されている点と、請求書のフォーマットややり取りの仕組みが標準化されており、弊社の請求書業務も標準化できると判断した点が理由です。

― 請求書の電子化システムを自社独自（Coke One）で構築するという選択肢もあったのではないでしょうか？

奥村様：電子化を検討した時点で自社に電子化のソリューションはなく、いちから構築するのは相当な労力を要することが容易に想像できました。また、お客様の個人情報をお預かりするには万全のセキュリティ対策が必要ですが、そういった管理・運用のノウハウも持っていません。自社ですべてやろうとすると、そのためだけに新しくチームを作らなければならず、弊社が求める効率化とは逆行してしまいます。手間とコストを考えると、使用料を払っても専門家に任せたいと思っていました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、「Coke One」と連携させるためのシステム改修もさほど難しくなく、導入が容易でした。また、請求書のフォーマットが統一されている点や単純にWebで請求書が見られるだけでなく、請求書の明細データをダウンロードすることもできるという点は、取引先様にもメリットになります。自社の経理業務に活用するためにデータがほしいとおっしゃる取引先様もいらっしゃいますので。