取引先から招待されて導入した電子請求書。
ペーパーレス化により「働き方改革」の実現に、一歩近づきました。

― まず、御社の業務内容を教えてください。

財務経理グループ国内経理チーム チームリーダー（以下、実務リーダー）：弊社は、ビジュアルコミュニケーションといわれる、テレビ会議やWeb会議システムの開発・提供を行っています。

たとえば、先日リリースした「テレキューブ」は電話ボックスのようなスペースに、テレビ会議のデバイスと、セキュリティに配慮したプライベート空間をパッケージしました。オフィスや公共スペースに設置し、誰でもテレワークがしやすい場所をご提供しようという商品です。

弊社が提供しているサービスは、年間契約が増えてきているもののメインは月契約です。加えて単発の契約もあり、月ごとの請求書発行枚数にはばらつきがあります。販売代理店経由で発行する分を除いた通数は、だいたい1,000前後ですね。取引社数は年々増えており、特に、ここ数年で一気に増えた印象があります。

― 取引先が増えた理由にはどのような事が考えられますか？

実務リーダー：社会全般でクラウドサービスについての理解が進み、Webリテラシーも高まりつつあって、導入へ踏み切りやすくなってきたのではないでしょうか。クラウドサービスという点では、『BtoBプラットフォーム 請求書』も同様ではないかと思います。実は、数年前に弊社でも導入を検討して見送った経緯があります。その時は、時期尚早というイメージでしたし、導入のメリットもさほど感じませんでした。

― それがなぜ『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入することになったのでしょうか

実務リーダー：取引社数が増えるにしたがって、請求書発行業務の負担も増えてきたからです。業務の効率化を考えるなら電子化は必要だと再び検討をはじめたところ、ちょうど、取引先から「『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書を発行しませんか？」とお誘いいただきました。色々なタイミングが重なったことが、導入に至ったきっかけです。

経理実務担当者（以下、実務担当者）：封入機が壊れたのも、ひとつのタイミングでしたね。毎月1,000通もの請求書を発送するには必要不可欠でしたが、経年劣化で不具合が続いていて…。それを騙しだまし使っていましたが、ついに壊れてしまいました。封入機の故障で、電子請求書導入への背中を押された気がします。

― 導入前の請求書発行業務の流れを教えてください。

実務担当者：請求書の発行作業は毎日発生するのですが、集中するのはやはり月初です。販売管理システムで確定した売上データを会計システムに流し込み、請求書を発行していました。カラープリンターで出力するのですが、印刷し終えるまで独占するわけにもいかず、ほかの社員とゆずりあったりしていると1時間半以上はかかってしまいます。印刷が終わったら、きちんと印字されているか1枚ずつチェックしてから封入機にかけていました。

先ほどもお話したように、封入機がたびたび不具合を起こすことがあったので、途中で詰まってしまうと印刷をしなおすことになります。本来であれば3時間くらいで終わる作業ですが、ロスがあると5～6時間かかることもありました。封入作業は会議室で行っていたのですが、丸一日使っていましたね。

請求書は月初の第3営業日までに発送することになっていて、郵便も社内ルールで16時までに出さないといけない。気持ちが時間に追われるようでした。日ごろ残業はほとんどないのですが、月末・月初は就業時間内に終わらないこともありましたね。