注文書・請書を電子化し、発注業務の時間と書類が半減。
印紙代や郵送代が不要になった取引先にも、喜ばれています。

― 注文書・請書などの契約書のやりとりをシステム化されたきっかけを教えてください。

次長：最初は契約書ではなく、仕入業者から受け取る請求書の業務効率化から始まりました。紙ベースではどうしても、委託先である東京の親会社へ郵送し、仕訳入力してもらうまでに日数を要します。すると原価計算が月次決算に間に合わず、精度の悪い決算報告になってしまうのです。

どうにかならないかと思っていたところ、テレビの経済情報番組の合間に流れていたコマーシャルで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知りました。すぐに、「これは試す価値があるのでは」と直感したんです。

当時、『BtoBプラットフォーム 契約書』はリリース前でしたが、まもなく新サービスとして提供がはじまると聞きました。そこで両方の導入を前提に、まず先行して請求書の受取業務の電子化から取り組みました。

この10年あまり、社内ではペーパーレス化を進めていたものの、やはり紙の文化が根強い業界です。特に、協力会社と取り交わす注文書・請書、それと請求書は紙のままでしたので、合わせ技で電子化したかったのです。

システム担当：我々も席を外していてすぐには押印できず、机の上に置きっぱなしということがありまして。「15時までに郵便局に持っていかないといけないので早く押してください」といわれ慌てて押したりしていました。場合によっては、間に合わなくて1日遅れてしまい、発注にタイムロスが発生してしまうこともありました。

また、請書が戻ってくる日数もまちまちで、遅いと納品書や請求書と一緒に郵送されてきます。戻ってきても、貼ってある収入印紙が発注金額とあっていなければ送り直さなければなりません。

さらに、返送された請書、請求書、誓約書を保管するスペースにも限りがあります。定期的に外部の倉庫に運んでおり、手間もコストもかかっていました。

実務担当：瞬時に完結するので、これまで印刷や封入にとられていた時間がなくなりました。承認も電子での押印になり格段に業務効率が向上し、作業時間が半減しました。

発行後は先方が確認して承認すれば、締結です。電子取引を開始する際にあらかじめ法人印を設定いただいているので、先方が締結に必要な作業もボタンひとつです。すぐに承認してくださる取引先が多く、契約締結までの時間も早まりました。

システム担当：締結までがスピーディになっただけではありません。先方は請書、秘密保持に関する誓約書、納品書、請求書を、都度こちらへ返送する必要があり、そのたびに郵送代もかかります。また請書には収入印紙も必要です。電子契約ではこれらが一切不要になるのも、先方にとってメリットといえるのではないでしょうか。

― 今後の取り組みを教えてください。

次長：業務が効率化し、経理本来の業務である、決算や業績管理等に注力する時間を増やせました。今後は、年間取引の少ない企業や、新規取引先へもご案内して、電子化率をあげていきたいです。

紙の文化が根強いものの、建設業の所管官庁である国土交通省がトライアルで電子契約に取り組むなど、確実に電子化の波は訪れています。業界全体で電子化率が高まればと期待しています。