民法改正に伴う再締結時の印紙税を、電子契約で大幅削減。契約はスピーディーになり、スキャナ保存からも解放されました。

― ニッセングループの概要と、コンプライアンス統括部の役割を教えてください。

コンプライアンス統括部 部長 梅田様：ニッセンはカタログによる呉服販売を行う株式会社日本染芸として、1970年に京都で創業しました。しだいに婦人服を中心とした衣料品、インテリア雑貨や家具など幅広い品目を取り扱うようになり、1974年に商号を株式会社ニッセンに改め、2007年に持株会社体制に移行しました。持株会社の株式会社ニッセンホールディングスと、中核事業のカタログやインターネットによる通信販売を行う株式会社ニッセンはじめ、生命保険代理店やクレジットカード事業、広告代理業などのグループ子会社でニッセングループを形成しています。

我々が所属するコンプライアンス統括部は、ニッセンホールディングスとニッセン、両方に所属しています。グループ各社の法務やコンプライアンスを担っており、法務チーム・リスクマネジメントチーム・個人情報マネジメントチーム・お客様相談室の4チームに分かれています。

コンプライアンス統括部 法務チーム 伊藤様：　法務チームで扱う契約書は月に約200通です。当社の用意したひな型を使って取引先と締結する場合は最終的な押印のみですが、内容の審査が必要な契約書がだいたい100通ほどあります。また、新規で作成して取引先に送付する契約書も10通程度発生します。この契約書の電子化に取り組み、2020年6月から本格的に『BtoBプラットフォーム 契約書』を利用しています。

― 電子契約書を導入したきっかけは何ですか？

梅田様：私自身が新しいもの好きで、リーガルテックに興味があったというのもありますが(笑)。大きかったのは、2020年4月の民法改正です。仕入れ先600社との売買契約を再締結する必要があり、1件につき4,000円、単純に計算して200万円以上の印紙コストが発生します。なんとかしたいと思い、電子契約なら印紙が不要なので、使えないだろうかと考えたのです。

実は、以前までは取引先から電子で契約したいと打診された際は全部断っていました。電子契約の証拠力に懐疑的だったからです。契約締結において最も重要なのは、民事訴訟など紛争になった際の証拠という機能ですから、それが紙の契約書より劣っては困ります。電子帳簿保存法にも対応し、タイムスタンプや電子署名の付与などで紙と同じレベルの真正性が担保できることは大前提でした。

― 比較検討で重視されたのも法的な有効性ですか？

梅田様：最も重視した部分でした。紙と同等の契約の有効性という点では、承認リレーをシステム化する『ワークフロー機能』も不可欠です。承認リレーがなければ、申請者自身で締結までできてしまいます。あらかじめ、紙と同じ承認ルートを『ワークフロー機能』で設定し、最後に代表印の押印に相当する最終承認者をおくことで、法務による承認なしでは契約できない仕組みができます。『BtoBプラットフォーム 契約書』の充実したワークフローは当社の社内フローとマッチしていました。

それに、データの保全性も重要なポイントです。クラウド上で契約書を保存するのに自分でバックアップをとるのでは意味がありません。『BtoBプラットフォーム 契約書』は、国税庁にも確認をとったバックアップのオリジナルガイドラインを制定していました。安心して契約書データの保管をお任せできると感じましたね。

また、多くの電子契約書サービスは代理店経由のやりとりになるので、柔軟性のある対応が難しいようでした。インフォマートさんは問い合わせなどのレスポンスもよく、専任スタッフによるサポート体制も整っていて助かっています。