請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

近年は、さまざまな業務をIT化することで効率化を図ろうとする試みが盛んに行われている。中でも経理システムは先んじてIT化が取り組まれた業務のひとつだが、自社内での作業が効率化される反面、他社とのつながりである請求書の作成や発行に関しては、印刷して郵送したり帳票を作ってメールで送ったりと、作業面での大きな変化はなかった。そこにメスを入れたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』。プラットフォームを使って請求書を瞬時に送るシステムだが、まずは自社サービスとしてリリースした時から、自分たちからと早々に導入を図った。実際に自社で利用した結果、３つのメリットを実感すると同時に大きな利益も生み出している。

メリット１　月に250万円の請求書発行コスト（切手代、封筒代、紙代）がほぼ０に！

インフォマートが請求書発行先として登録しているのは約35,000社。そのうち、取引のある25,000社程に、毎月請求書を送っている。この発行に切手代や封筒代、紙代といったコストが１社あたり約100円かかるため、月に250万円、１年で換算すると約3,000万円のコストカットを実現したことになる。

「今の時代に、3,000万円もの利益を出すのは簡単なことではありません。しかも私たちはバックオフィスで、売上を獲得しない部門です。そこが年間3,000万円もの利益に貢献できるのですから、普通ではありえないことです。もはや、現実にコストメリットがでることがわかっている以上、今これをやらないことがロス。私はそう考えています」

メリット2　再発行にかかる作業がなくなり、指定フォームでの依頼も減少！

経理部門が頭を抱える業務のひとつに請求書の再発行がある。修正した請求書は当然「今すぐ欲しい」と言われるのだが、その度に作業を中断してデータを見つけ出し再送（またはFAX）する。社員の作業時間のロスも大きいが、それにより本来やるべき業務に支障が出ていることが何よりの問題となる。

「『BtoBプラットフォーム 請求書』は、取引先が自分でログインして好きな時に請求書を確認することができます。取引先からの再発行の依頼はすぐにメールで届き、システム内ですぐに対応が可能です」

そしてもうひとつ、興味深い現象もあるという。それは請求書のフォームを取引先毎に合わせて作り替えなくて良くなった点だ。

「これまでは請求書発行の際に、『当社のフォームに合わせて作って欲しい』という要望もあったのですが、電子請求書にしたことで明細が統一フォーマットになり、指定フォームでの発行依頼はほとんどなくなりました。この作業は１社では気にならないのかもしれませんが、10社になれば・・・、100社になれば・・・と考えると、かなりの時間がかかります。これがなくなるのは大きいですね」

メリット３　発行予約がカンタンに、開封状況がタイムリーに見える！

請求書の発行は、発行日が決められているので一時期に作業が集中してしまう。そのため発行作業の時期だけ残業をしなければならなかったり、オーバーワークからミスが発生しがちになったりする。だが、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入することで、発行日が先日付の請求書を事前に作成し、発行日と発行時間まで自由に設定できるため、作業を分散して行えるようになり、結果として作業時間が短縮されたそうだ。

また発行側は、取引先が請求書を開封したかタイムリーに見えるので、月末近くになって大口顧客に対して、「請求書は届いておりますでしょうか？」などの一言は必要なくなったとの事。

「電子請求書の発行後、1～2分で一気に請求書が開封されるのが、発行側からはタイムリーに見えるので、請求書の開封＝入金予定として、資金繰り計画にも役立てています」

さらに、待望の入金消込機能がリリースされたことにより、ベテラン担当者に代わってシステムがほとんどの売掛入金の消込作業を済ませてくれるため、時間的な余裕ができてチェックに時間をかけることもできる。経理は合っていて当然、ミスは許されない仕事だ。時間をかけてチェックを行えるのは、何よりの安心感につながるだろう。