10万枚の請求書電子化がゴール！
「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

契約が成立して1年、実際に運用を始めて半年くらい経ちますが、年間約10万枚の請求書を2.5万枚ほど減らすことができ、数千万円のコスト削減が実現しました。神奈川での処理件数、大連での入力業務は激減しましたね。道半ばではありますが、既にコスト削減に限らず様々な効果も実感しています。

電子化移行への取り組みは、まず請求書の受領枚数をランキング化し、多い取引先様から『電子システム（BtoBプラットフォーム 請求書）を使ってもらえませんか』と依頼することから始めました。弊社のみで1社1社にアプローチするのは困難で、インフォマートさんの営業力や手厚いサポートは助かっています。業務フローの変更を進める我々にとってはとても心強く、その点が同業他社との大きな違いだと思います。

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外部業者・取引先様のうち、大きな企業であればあるほど自前で請求書を発行する仕組みを既に持っていて、『なぜ変更しなくてはいけないのか』と感じられるケースが多いようでしたが、一度利用してみると、実際は利便性の高いものだと理解して頂けています。

例えば、システム上に作業履歴が残るので、請求書を送りましたかとか、受け取っていないとか、まだ届いていないといった無駄な確認作業が無くなります。請求書を発行する外部業者・取引先様と弊社が繋がっている点が、『BtoBプラットフォーム 請求書』の肝ですし、繋がってこそデータは生きてくるものです。

新しい仕組み・プロセスの導入には、何より「心のハードル」があります。でも、他の人が少しずつ増えてくると『うちもやった方がいいのかな』と思いますし、やってみると意外と良さを実感することもあるので、地道に拡大していきたいと思っています。今は、社内外プロセスにおいて、心のハードルを取り払う変換期になります。

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、主に企業間取引の業務処理の迅速化に貢献する仕組みですが、弊社の連結決算作業面でもメリットを享受できる、と直感しました。『BtoBプラットフォーム 請求書』を用いると、グループ会社間での請求書の発行と受領がリアルタイムで行われ、グループ全体で同じタイミング・品質で会計処理が行われていることを照合できますが、これは連結会計のスピード化に悩む担当者にとっては魅力的なソリューションです。まだ100%実現できていませんが、今後、経費計上処理の効率化の点と合わせ、連結会計早期化のためにも、全グループ会社へ利用を広げていきたいと考えています。

実は弊社だけではなく他の事業会社や飲食関連企業においてでも、店舗やグループ会社を多く抱えている企業は同じような悩みを持っていると思います。もちろん、グループ会社等全てが同じ会計システムを使っていれば問題はないと思います。しかし昨今では企業のM&Aも頻繁に発生するなど、会計システムが異なるケースも多くあります。同じシステムにすべきだと思っていても、実際にはなかなか難しい。こうした中、違う会計システムをつなぐために、『BtoBプラットフォーム 請求書』のようなプラットフォームがあれば、グループ間の会計処理業務がスムーズに行えるでしょう。

弊社の会計業務における効率面では、勘定科目の確認作業の軽減もあります。本来、勘定科目や摘要などの入力については、同じ物を買えば同じように入力すべきというのが会計の立場です。ところが、200人以上の入力者がいれば、大げさに言えばその人数だけの入力方法があるわけです。しかし、『BtoBプラットフォーム 請求書』には自動仕訳機能が実装されており、また履歴も残るので、入力内容の適正性が確保されます。これは実は大変重要なこと。見える化・透明化は様々なメリットを生んでいます。