レストランの請求処理業務がほぼゼロに。
“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

私たちは、誰もがプロとして、お客様が次も利用したいと思っていただける施設を目指し、ハートフルサービスとハートフルスペースをご提供できるよう取り組むことを社是としています。そのサービス力を維持するために欠かせないのは、お客様の胃袋を満足させるレストラン、そして心を満たす空間づくり。レストランでは豊富な食材、そして宿泊スペースやホールなどの空間の快適性を維持するためには、清掃や備品が必要となります。

この業務に関わるお取引先様は、月平均およそ400社。当社では、その物品発注や納品、請求といった一連の業務はすべて施設に委ね、施設毎に月次決算を行っています。各施設で毎月処理する請求書の数はおよそ150～200枚なので、単純計算ですが、私たち総務経理部が処理する請求書は、1カ月約1,200枚となります。

紙の請求書が各現場（ホテル）に届くと、担当者が社内フォーマットのエクセルに内容を打ち込み、メールで経理部門に添付送信→経理部門はその内容を精査し、エクセルをCSV化→経理の専用システムに流し込む……というのが、これまでの請求業務の流れでした。このフローで問題となっていたのは、打ち込み作業に時間がかかること、打ち間違いや、業界内で通称化している商品名を理解できないことによる勘定科目の仕訳ミスの発生などでした。何とか業務の効率化を図れないか…そう考えあぐねていた時、レストラン部門で導入していた受発注システムを運営されているインフォマートさんから『BtoBプラットフォーム 請求書』のご提案をいただいたのです。

ただ、導入の際に苦労はありました。何よりお取引先様に「このシステムを使ってください」とお願いしても「あなたの会社のためだけに導入するのは厳しい」と言われたり、「システムを導入すること自体がややこしそうで面倒」と言われたり。どうしても、そういうイメージが先行してしまうのは致し方ありません。

しかし、インフォマートさんの手を借りて、「発行手順書」をお渡しするなど再度アプローチを試みると、「意外と簡単なんだね」とすんなり採用してくださるところもかなりありました。先ほど申し上げた通り、お取引先様にとっては、これまでかかっていた発送コストがゼロになりますし、実際この1年で、導入いただいたお取引先様からは、1社も導入辞退のご連絡がありませんので、大きな負担にはなっていらっしゃらないのだろうと推察しています。

私たちがイレギュラーなことをお願いする立場ですので、お取引先様にどこまで強くお願いできるかは考えるところもあります。しかし、独自システムを運用されている企業様でも、データの書き出しさえできれば『BtoBプラットフォーム 請求書』への連動は可能とのことなので、今後も、インフォマートさんと連携を取りながらお取引先様への導入促進を広げていければと思っています。

現状はほぼレストラン部門のみの稼動ですが、徐々にホール、宿泊部門のデジタル化を進めていく予定です。会社として全部門のデジタル化=100%システム稼動となれば、まさに究極の理想のカタチ。より現場のチカラをお客様への「おもてなし」に注げるよう、私たちのモットーであるハートフルな想いで、誠実に前進していければと考えています。