年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

当社が経理業務を見直すきっかけとなったのは、2013年からスタートした会社全体の業務改革プロジェクトです。ERPの導入により、多くの業務は改善され、業務フローの平準化に成功しました。さまざまなシステムを使っていくなかで、業務改善の観点から各部署や業務について、どう変えながら効率良く仕事を遂行できるのか、を考えてきました。

経理業務においては、仕入先様に対して毎月支払通知書を発行することで、効率化を図ってきました。これは、請求書のやり取りでの支払処理において起こりやすい、

◆（当社ではパーツやラベル、鋼材などのサプライ品を全国各拠点から注文しているため）注文のあった各拠点宛てに請求書を複数発行されることで、合計数算出までに手間・時間がかかってしまう〔仕入先様〕
◆ 仕入先様からの請求書発行待ちにより経理処理が遅れ、結果的に月次決算も遅れる〔当社〕

といった問題を解決することができます。つまり、支払通知書を発行する業務フローでは、仕入処理と同時に支払金額を確定させることで、スムーズかつ正確な支払処理を実行できるのです。

具体的な業務としては、当社が支払通知書を発行し、仕入先様宛に郵送、内容をご確認いただいた上で捺印、ご返送いただくことで請求書として処理し、お支払いをするという流れです。しかし、集計処理→プリントアウト→封詰め作業→（約1週間後に）ご返送書類の開封作業……と、支払処理の改善は図れましたが、紙ベースでの業務処理には膨大な時間を要していました。

これらのやり方をいかに変えて、少ない人数で業務を効率良く回し、誰もが対応できるような体制をチームとして作り上げるのか、が目標であり課題でした。そこで数社のアウトソーシングを検討しましたが、制約条件や作業の手間、書式の問題やコスト面を考慮した結果、やる作業は変わらないのに費用ばかりがかさんでしまうため、断念した経緯がありました。

複数のスタッフが残業しながら書類を折り、封詰めをし、開封作業をする姿は「なんとしても業務改善しなければ！」と思わせるものでした。

そんな時、インフォマートさんから『BtoBプラットフォーム 請求書』をご案内いただいたのです。

当社が発行する支払通知書は複数枚で、毎月平均約800通。ご返送の書類を請求書として保管しますから、スペース確保にも限界があり、ペーパーレス化は急務でした。その点、『BtoBプラットフォーム 請求書』はプラットフォームですから、自社構築に比べ、まず安価で双方の業務効率化につながります。そして何と言っても電子なのでペーパーレス化が実現できます。

業務そのものを「一から見直して変えていく」という発想から、いかに効率良く業務を遂行できるか。いかに平準化できるかを重視するなか、『BtoBプラットフォーム 請求書』がもつ仕組みづくりに対し、直感的に「これならいける！」という可能性を感じたのです。まさにこれまで紙ベースでやってきたことが電子化できると感じましたね。

こうして、2016年3月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。まずは「支払通知書を発行するシステム」として、7月からの運用開始を目指すことになりました。仕入先様にはできるだけスムーズに導入していただくために、電子発行開始の案内文書を支払通知書に同封したりと、約4カ月間かけて事前案内を徹底的に行いました。少ししつこいくらいだったかもしれません（笑）。こうして十分ご納得のうえで導入していただけたので、開始前のエントリーは740社にも上りました。また、インフォマートさんご協力のもと、開始の1カ月前にはテスト期間を設けてシミュレーションを行ったので、電子化への切り替えがスムーズに行えたのも助かりました。

導入後は、紙ベースの時に要していた作業スタッフ6名が1名になりました。また、開封作業に一人1.5日、最低でも5時間発生していた残業も、導入後はもちろんゼロに。さらに、月を追うごとに仕入先様のご対応も迅速になり、支払通知書発行後1週間弱で、約90％の仕入先様が「確認済」（つまり支払金額が確定）というステータスに。全体的な作業工数も前倒しになり、前月実績では2日間短縮できました。

電子の支払通知書の発行業務としては、基幹システムのデータを『BtoBプラットフォーム 請求書』にそのまま流し込むだけですし、プリントアウト、封詰め、ご返送書類の開封作業等が一切なくなったのですから、業務量は導入前に比べ9割は削減。まさに、業務効率における悩みが一気に解決したのです。

コスト面でも、大幅に削減することができています。まず、ペーパーレス化により紙代、封筒代、印刷代が削減でき、毎月約800通送っていた郵送代も削減できました。また、人件費では6人（作業時間は10時間）が1人になったことで、1/6に削減できました。トータルで算出すると、およそ75％ものコスト削減が実現できました。コスト面よりも、業務の効率化と平準化を目指していた私たちにとって、ここまでのコスト削減は思わぬ大きな副産物となりました。スタッフのモチベーションも変わりましたね。

この『BtoBプラットフォーム 請求書』導入にあたっては、何よりも仕入先様のご協力あってこその運用となるため、なかなか簡単にいかないのでは？と思いがちですが、思い切ってやってみると案外できてしまうものです。現に、スタート時に新規および未エントリーだった仕入先様約60社中20社が、運用後2ヶ月目にして導入にご了承いただいていますので、スムーズな導入状況に大きな手応えを感じています。

当社にとって、支払通知書発行は今後も絶対になくならない業務です。ですから、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入は、後世に続く業務改革になったと自負しています。

組織によって問題はさまざまだとは思いますが、当社のように支払通知書ベースで経理処理を行っている企業様にとっても、『BtoBプラットフォーム 請求書』は“使える”システムです。ぜひ、「無理だろう…」という壁を壊して“やってみる”ことをオススメします。今後は、請求書発行業務の電子化も視野に入れ、業務改革を進めていきたいと思います。