ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

Web請求書の導入にあたっては、自社構築では費用と時間がかなりかかってしまうため、いくつかのクラウドシステムを検討しました。複数の候補が挙がった中で『BtoBプラットフォーム 請求書』に決めたのは、圧倒的な安さが第一の理由です。他社に比べ、料金は約半額。導入コストはもちろん、ランニングコストも安かったのが魅力的でした。

次に導入の負担が少なく楽だったことも理由のひとつです。提案資料を各社からいただいて比較検討していましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、その時に行っていた弊社の請求書発行フローを変更しなくても移行できることがわかったのが大きかったですね。他社のシステムは、立ち上げ時のデータ投入など、自分たちで実施しなければいけないことが多く、説明を読んで「面倒だ」という印象を持ちました。その点、インフォマートさんはシンプルで負担が少ない上、すぐに活用できると感じたのです。

請求書に関係する部署は、バックオフィスチームだけではありません。実際にクライアントと接する営業担当も関係が深い部署のひとつです。導入による混乱を避けるため、Web請求に切り換えるメリットや内容告知をした上で、各営業チームのミーティングにも参加し、説明をして意思統一をしました。新規のクライアントへは営業からWeb請求のご説明を、そして既存クライアントに関してはバックオフィスチームで行うといった明確な役割分担によりスムーズな導入プロセスを推進しました。導入準備で必要なクライアントリスト作成では、不足情報が多少なりともありましたが、関係部署で協力することでスピーディーに完成できました。

クライアントへの告知は、導入前に請求書郵送時に『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の案内を封入し、メールでも案内を徹底しました。これに加え、当時の導入担当が電話でフォローをしていたこともあり、全体の約80%に導入いただきました。

導入されたクライアントからは、「担当者が変わったので操作マニュアルがほしい」、「担当者変更はどうすればいいのか」といったお問い合わせを時々受けます。誰でも迅速に対応できるようにと、Web上で公開されている操作マニュアルをPDFデータに加工・ツール化して、すぐに送れるようにしています。これは営業担当も使っているのですが、口頭で説明するよりわかりやすい上に手間がかからないためとても重宝しています。このように少し工夫を加えることで、双方の負担も軽減でき、スムーズな活用をサポートすることができています。

自社構築のシステムとは違い汎用性のある仕組みなので、弊社では新規のクライアントにもメリットを享受いただきたいとの思いで、『BtoBプラットフォーム 請求書』の活用をおすすめしています。最近ではすでに導入されているクライアントも増え、以前に比べ営業担当へのお問い合わせも少なくなり、インフラになってきていると感じています。これからは弊社に関わらず、Web請求の割合はますます増えていくでしょう。今後も、「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に、お客様と共に効果を実感できるWeb請求の活用を促進していきたいと思います。