電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。
年間400万円のコストカットを実現。

請求書発行業務を効率化するために、これまでいくつかの手法を考えました。例えば、圧着タイプの請求書を使う案がありましたが、実現しないままでした。また、アウトソーシングについても、検討だけで終わっています。弊社は全国に、ダスキンを31店舗、クリクラを28店舗構えています。他に、機械や薬剤を使ってゴキブリ駆除をするウィズという業態が23店舗あります。経理部門は、これらの売掛管理に加え債権管理も行います。債権管理は誰にでも任せられるものではなく、社内の重要な業務と位置づけているため、アウトソーシングは現実的な選択肢にはなりませんでした。

そんな折、取引先が『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、「自社の請求を電子請求に変更してほしい」との依頼があったのです。それを機に弊社でも導入を検討し始めました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を検討する上で一番魅力的だと感じたのは、大幅なコストダウンができることです。業務量が縮小されることもメリットですが、経理部門はいわゆるコストセンター（収益は集計されず、コストのみが集計される部門のこと）ですから、切手代や封筒代、印刷にかかる目に見える経費を削減できることは魅力的で、まさに飛びついたという感じでした。

電子請求の導入は、窓口である営業サイドに負担がかかります。また、お客様が不満を感じた場合、最悪のケースとして解約になる可能性も考慮しなくてはなりません。そのため、事前に営業部にメリットとリスクをきっちりと説明しました。すると、「断るお客様は少ないのではないか？」「問題があった時は、紙の請求書に戻せば良い」と営業部も理解を示し、専用請求書などを使う一部の取引先を除き、電子請求の推進を一気に進めました。

2014年の末にインフォマートさんと契約をして、5月に本格稼働しています。請求書が早くほしい取引先や、ネット環境が整っていたり、経理の方が前向きな取引先は積極的に導入。2,000社ほどはすぐに切り替えていただきました。もちろん、個人商店や小さな工場からは厳しいご意見もありましたが、「それであれば紙の請求書で」と柔軟に対応したこともあり、解約に至ったところはありません。

今では、全体の47～8％にあたる、4,500社ほどが電子化し、年間で54,000通以上の紙の請求書を削減しています。以前は印刷から発送まで、担当2名が2日かけて行い、計32時間かかっていた業務が、導入後は担当が1名になり、作業時間も5時間になりました。発行にかかる業務時間を約85%も短縮できたのです。

郵送にかかっていた費用と合わせて、毎月32万円以上、年間約400万円ものコストを下げることができました。さらに、先に課題としてお話しした「請求書の早期発行」も電子化で一気に解決したことは言うまでもありません。

作業時間の短縮で生まれた時間を使い、入金のチェックや手書きの請求書、お客様指定の専用請求書での発行業務を念入りに確認しています。取引先の中には、特殊な請求方法の企業もあり、従来、確認作業が十分といえないこともあったのですが、二重、三重にチェックができるようになりました。当初は予想していませんでしたが、電子請求を導入したことで紙の請求業務の精度が上がったことは、現場にとっては非常に大きなメリットでした。

他にも、請求書発行後の効果を実感していることがあります。以前は、「請求書が届いていない」というケースが多々ありました。これは、未達や取引先に到着していても経理担当者に届いていないなど様々な原因がありますが、再発行をした結果、二重に振り込まれるトラブルも発生していました。その点、電子請求であれば、取引先の経理担当者がいつでも請求内容を確認できるだけでなく、発行側も開封履歴が分かるので、お互いの手間が省けます。また、過去の請求書がほしいというケースでも、電子請求であればお客様自身ですぐに検索、確認ができるので、そういった問い合わせ自体がなくなりました。