発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ"0"に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、どのような課題が解決しましたか。

井上代表：販売管理ソフトから請求データをダウンロードし、『BtoBプラットフォーム 請求書』に一括アップロードするだけで、請求書を担当ごとに自動で振り分けられるようになりました。あとは各担当からお客さまに電子請求書を発行できます。つまり、課題となっていた「印刷する」「仕分ける」「折る」「封入する」「郵送する」作業をほぼ“ゼロ”にすることができました。これにより、請求書発行に関しては手間がほぼなくなっています。もちろん私が早朝や夜中に郵便局へ行く必要がなくなったことは、言うまでもありません。

コスト面での導入効果も大きいですね。単純計算で、紙代、インク代、封筒代は請求書1通当たり20円程度です。ひと月900通として約1万8,000円。さらに郵送料がおよそ7万円かかっていましたが、それがゼロになりました。加えてこれまでは経理担当の時間外労働が月20時間程度、時給2,000円で換算しても月4～5万円ほどの残業代になっていました。それらを合計すると、月で約13万円、年間で約156万円の経費削減につながっていることになります。

― 電子発行する現場の各担当者の方が「便利だな」と感じる部分はありますか。

田之畑税理士：請求書の発行作業がシステム化されたことで、発行日の数日前には、各担当の手元へ請求書のデータが届くようになりました。以前のように、当日に請求書の確認依頼が来て、その日中に経理担当者に提出しなければ！という “プレッシャー”から解放されたことも、精神的なメリットとして大きいですね。

また、発行予約機能にはずいぶんと助けられています。前倒しで作業をした際も、発行開始日時を指定して予約ボタンを押すだけで済んでいます。

あと、お取引先の請求書の開封状況が、「確認済」「未確認」といった形で画面上に表示される点は嬉しいですね。請求書のメールが開封されたと分かると安心ですし、仮に期日までに振り込みをいただけていないお客さまに対しても、メールを見ていないのか、それともメールは確認したにも関わらず、入金を忘れているだけなのかを判別できます。督促という請求業務の中で最もデリケートな部分を、スムーズに行えるようになった点が大きいと思います。