導入して気づく、意外な効果。
コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

― リオ・コンサルティング様の業務内容について教えていただけますか。

業務課課長：まず、リオグループでは、お客様、クライアントへのワンストップサービスを信念として、不動産に関わる全般的な業務を行なっています。例えば、弊社で取り扱っている物件の日々の管理はもちろん、法律や税務、売買に関する登記などです。

その中で、リオ・コンサルティングでは、税理士などの専門家をパートナーとして、資産運用や事業再生などのコンサルティング、さらに物件管理業務も行なっております。管理物件は、東京管轄で約330物件あり、入居されている法人のお客様は約4,000社、個人のお客様は約5,500組になります。

― 請求書の発行先は、どのようなお客様なのでしょうか。

ご担当Ａ様：請求書は、物件の入居者様に対してお送りしています。入居者様は、事務所や店舗から個人の方まで幅広くもあり、請求先も法人や個人に分かれています。賃料と共益費が固定金額であれば請求書は必要ないのですが、物件の中には、水道光熱費といった月ごとに変わる費用も含めて請求するものがあります。そうした物件は、変動費を計算して請求書を発行しています。

― 紙の請求書の発行業務フローについて教えていただけますか。

ご担当Ａ様：各物件でエクセルの計算シートがあるので、テナントごとの水道光熱費などを算出します。その金額を基幹システムに取り込み、一覧表を印刷します。この一覧表では、水道光熱費の他に、賃料や共益費がそれぞれわかるようになっています。あとは、実際に発行する請求書の原本も印刷して、請求一覧表と計算表を照合し、水道光熱費や賃料の金額に間違いがないか確認します。というのも、解約などで日割り計算をすることもあるのでチェックが必要になるのです。物件ごとに担当が決まっており、請求書の作成や封入をする担当者が６名、金額のチェックを行う担当者が9名という体制で行っています。

業務課課長：水道光熱費は、物件によって請求書が届く日がばらばらなので、金額が確定したものから請求業務を進めます。実際、請求業務は10日と15日に集中するのですが、月初は物件オーナー様への報告資料の作成など、毎月発行する書類の締め切りも複数あるので、業務負担が大きいですね。

― 他に便利だと思う機能などはありますか？

ご担当Ａ様：請求書の発行予約機能は便利です。物件によっては水道光熱費が早くわかるので、請求金額も早く計算できる物件があります。そういった物件は例えば、忙しい月初は避けて月内に作っておいて10日後に発送するということもあります。

作成したことを忘れずに覚えておくというのが、実は小さなストレスなんですね。その作業がTo Doリストにずっと残っているので。それが、電子請求では発行予約をしておけば、作成と同時にその請求に関して「あとで出さなきゃ」と思い悩むことがないのはありがたいです。

また、請求書の内容について、お客様へ問い合わせや連絡をすることがあるのですが、紙の請求書では、宛名を「経理ご担当者様」でお送りしていたので、担当者の方のお名前まではわかりませんでした。でも、『BtoBプラットフォーム 請求書』では、画面上でお名前がわかるのが、意外に役に立っています。

電話する際も、「経理部の誰々さんお願いします」と言えばダイレクトにつないでいただけますし、普段からお名前がわかっているというのも、顔が見えているようでどこか安心するという部分もあります。

― 最後に、今後の取り組みなどがあれば教えてください。

業務課課長：我々は請求書の電子化を進めるために、お客様のメールアドレスを集め、『BtoBプラットフォーム 請求書』への招待メールをお送りすることでログインの促進を行ってきました。そのおかげもあって、導入当初45％だった電子化率が、現在は65％まで増えています。今後もさらに業務の効率化を図るために、引き続きお客様へご案内を行っていきたいと思います。

また、リオ・コンサルティングでは、大阪・名古屋・仙台でも物件を管理しておりますが、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は東京管轄の物件のみです。東京で一定の成果がみえてきましたので、今後は、大阪・名古屋・仙台での導入を視野に入れていければと思っています。