システムの一部導入で作業時間は3分の1に。Web発注による業務フローの変更は、事業拡大のカギです。

現在、アクティブなお取引先は1,000件以上あります。そのうち、『BtoBプラットフォーム 受発注』を活用しているのは10%。件数としてはまだ少ないのですが、発注が頻繁なお取引先が中心ですので、取引高としてはある程度、まとまった数字になっています。

実作業の面では、『BtoBプラットフォーム 受発注』を活用したことで、1件当たりの処理時間が、1/3になりました。

FAXで受注した場合、弊社の基幹システムに入力してダブルチェック。その後、お取引先にRE-FAXした上で、出荷時に納品書を再度FAXしていました。これをWeb受注に移行することで、RE-FAXから先の処理をすべて簡略化していますので、時間も手間も省けることになります。

また、お取引先の多くは飲食店ですので、受注の締め切り時間を17時と、遅い時間に設定しています。お取引先への確認のRE-FAXはパート社員が担当しますが、締め切り時間まで待機したり、終業時間間際に作業が集中し残業になったりしていました。しかし今では、受注伝票処理業務が大幅に簡略化されたので、パート社員は定時で帰宅できます。結果、パート社員だけでなく全体の業務を管理している私達正社員のワークスタイルにも変化が出てきました。

受注ミスも大きく改善されました。FAX注文では、品名だけ書かれていても、樽なのか缶なのか分からないことも度々あり、あいまいな表記に関しては電話で確認する必要があったのですが、この作業もなくなりました。時短や作業効率の向上に加え、ミスがなくなるのは大きなメリットです。

現在では、FAX・TEL発注のお取引先に無料IDを配布して、Web発注画面を提供することができる『受発注ライト』も活用しています。この取り組みの導入に当たっては、他のシステム会社からの提案も受けましたが、コスト面やインフォマートさんのシェア、今後の展開を考えると現在の選択が必然でした。

『受発注ライト』を始めて10ケ月になります。今はまだトライアルで1社の酒屋さんにしか導入してもらっていませんが、複数の飲食店に販売されている卸的役割を果たしていただいており、納品先件数として200件近くのボリュームがあるため、部分的ではあるものの大きな業務効率化につながっています。お取引先からの問合せ対応ノウハウも身についたので、今後は積極的に他のお取引先にも展開していく計画を立てております。

『受発注ライト』の魅力は、お取引先が取り組みやすい点です。独自システムを導入する必要がなく、敷居が低いのがいいですね。パソコンだけでなく、タブレットやスマホといったモバイルを活用でき、ミスのない正確な発注ができるのは、お取引先にとってもメリットになるはずです。

その他、夜間の注文にも対応できますし、翌日になってFAXでお伝えする欠品や配達の遅れなどといった情報は、Webを活用すれば発注のタイミングでお伝えする事ができる点も大きなメリットです。

とはいえ、受注側から無理にお願いできるものではありません。特に、ネット活用に慣れていないお取引先へは、キャンペーンや製品情報などの情報発信のツールとしてWebを活用していただきながら、徐々に理解を深めていただければと考えています。

今後は拡販と同時に、現状8割以上のFAX受注をシステム利用に変更していくことが、業務効率化のカギになってくると思います。また、将来的には在庫の管理などもシステムから確認できるようになれば面白い展開になるのではないかと期待しています。

本格的に稼働して感じているのが、Webによる受発注の仕組みは、私達の会社だけの効率化ではなくお取引先にとってメリットがある仕組みだということです。さらにインフォマートさんに協力してもらいながら、利用を広げていきたいと考えています。