請求業務にかかる作業を大幅削減。
財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけはなんでしょうか。

部長：前述の課題に加え、取引件数も年100件単位で増え続けていたこともあり、請求書発行の業務改善は喫緊の課題でした。しかし一方でその対応のために人員を増やすことはできず、業務の効率化によって、生産性を上げる必要があったのです。そこで目を向けたのが、システム化による業務軽減でした。

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、時間とコストをかけずに導入できるというハードルの低さと、印刷、承認、裁断、封入といった弊社の作業フロー改善に非常にマッチしていました。現在、請求書の電子化率は98％。システム化によって、ほぼすべての取引先との請求業務を効率化できたことになります。

― 実際に業務のどの部分が効率化されたでしょうか。

マネージャー：業務のフローの中で最も効率化されたのは、請求書の作成です。請求書の元となるエクセルデータの作成は弊社の他の業務でも使用するため、作業的に残していますが、これを一括でアップロードすれば、請求書にできるという点が大きいですね。本当にクリックひとつで作成できるという感覚です。

部長：これまで請求書1枚1枚に対応していた押印も、ログインして内容をチェックし、問題なければ承認。あとは発行予定日に合わせて予約するだけで終了です。これまで腱鞘炎になりそうだったほどの押印作業から解放され、今では念のため請求書の一覧をプリントアウトして、最後に『承認しました』という社内用の書類に押印するだけです。書類が途中で滞留することもありません。また、コスト面では年間で約4,200通の紙の請求書が電子化され、印刷代、紙代、郵送代などがなくなったことで、約42万円を削減できたことになります。

― 作業時間の軽減以外に何か効果はありましたか？

部長：冒頭で申し上げたように、これまで一部の請求書に関して、財務部ではなく、各部署の担当が独自に発行していたものがあり、そこでどのようなやりとりがされているのか見えない部分がありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後は、すべて財務部から発行するようになっています。請求書を財務部で一元管理できたことで、すべての発行状況や開封状況をオンタイムで捉えられるようになりました。

マネージャー：他の部署に分散していた請求書発行業務が、財務部に集約されたことで、私の作業量は少し増えました。しかし、これまで他部署の担当者ごとに1通4～5時間かけていた請求書の作成すべて消滅したため、総合的な作業量は確実に軽減されています。『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えて初めて判明したのが、請求書の発行業務にかかっていた業務量の多さです。各部署で分散されていると大したことがないように見えますが、まとめてみたときに、改めてその多さに驚かされました。それがわかっただけでも大きな改善かと思います。

今回の導入をキッカケに、改めて社内で使用するファイルのフォーマットや、情報共有のツールを見直しています。それぞれの部署のやりたいことを出し合い、社内の業務全体の改善につながっています。

― 今後の御社の取り組みについて教えてください。

部長：会社全体の業務改善の取り組みとしては、2015年10月に株式会社バローホールディングスが発足して、2016年には間接部門の業務を統合してシェアードサービス（グループ企業間で間接部門を共有すること）会社を立ち上げました。これに伴い段階的に財務部などを含めた会社内の間接部署を合流させ、ホールディングス内で基幹となる部署を作ろうとしています。

そのなかでは、もちろんシステムの統合や、重複業務の集約などに取り組んでいくことになります。『BtoBプラットフォーム 請求書』も含め、良い仕組みは取り入れ、会社全体の業務の効率化を実現して、企業としての質を上げていきたいと思っています。