負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった！

― 支払金額の早期確定のため、具体的にどのような取り組みをされたのでしょうか。

経理ご担当者様（以下、経理担当者）：請求書の到着を待つのではなく、こちらで先に仕入れ金額を確定し、支払通知書としてPDFをメールに添付して送る取り組みを、2010年頃に開始しました。当社ではまず、直販部門から始めています。

直販部門は、小売向け商品のため仕入れ金額が明確で、支払いのフローもシンプルです。まず仕入先から納品書が届いたタイミングで、部署の営業担当者が販売管理システムへ仕入額を入力します。納品ごとの計上さえしっかりできていれば、月末で締めた金額と、支払通知書の請求額に差異はありません。あとは支払通知書をメールに添付して送るだけです。

この改善により、直販部門の200通分 は請求書の到着を待たずとも、経理処理が進められるようになりました。

ただ、新たに支払通知書を作る作業と、仕入先1社ずつに支払通知書を添付してメールするという作業が発生しました。やはり手作業の場合は、金額が合っているか調べたり、紙の納品書と突き合わせたりといった作業を繰り返すため、すべて送り終えるには、事務の担当者がひとりで1週間くらい掛ける必要があったのです。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入後、業務フローはどのように変わったのでしょうか。

経理担当者：『通知書機能』を使い販売管理システムからCSVデータをアップロードすることで、支払通知の作成の手間がなくなり、メールもシステム上で一斉に送れるようになりました。1週間かけて行なっていた作業が、1日で完了できるようになり、業務的な負担はかなり軽減されています。

― 卸売部門の方は、どうなったのでしょうか。

袖子田取締役：卸売部門では支払通知書の利用がなかなか進みませんでした。

卸売商品の中でも、特にオフィスなどで使う大型商品は、商品代とは別に配送費や、搬入設置費用がかかることがあり、発注時と納品時の金額に差異があります。また、店舗などに合わせて特注品を作る場合は、仕様変更によって金額が変わるため、そもそも最終の発注金額を決めないまま取引を進めることもありました。そのような事情から、卸売部門は、最終的な請求書を待ってから支払処理をしたい、という社内の意見が根強かったのです。

しかし今回の『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を機に、卸売部門も支払通知書を送るフローに変えました。

経理担当者：まず、確定していない請求書の金額を仮でもいいので、販売管理システムに計上します。修正があったら都度変更すればいいというフローに変えました。

納品書が届かないと、販売管理システムに金額を計上できないため、自然と営業担当者から仕入先へ、納品書未着や期日について促せるようになりました。いまでは卸売部門も販売管理システム上に、きちんと数字が計上されるようになっています。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって、担当者の意識が変わり本来あるべき事務処理の流れが“標準”として根付いたことは大きな成果ですね。