自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。
電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

― 御社ではどのような取引先に請求書を発行されていますか。

営業本部 課長：弊社では「キッチンから笑顔をつくろう」をブランドステートメントに、システムキッチンを主力とした住宅設備を製造しています。製造した製品は、商社や卸業者を通して住宅メーカーや工務店に販売していただいており、この売買契約に対して請求書を発行しています。他にもマンション建設などを手がけているゼネコン様との請負契約もありますが、工事が完成した時点で契約金の支払が行われるので継続的な請求書の発行はありません。

情報システム部門 課長：現在は請求書を発行しているのは、約700社です。お取引先様によっては部門や支店、営業所ごとに送りますので、毎月1,600通から1,800通になります。しかも、明細が多いため、紙の枚数は1ヶ月で約1万7,000枚にもなっている状況です。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、請求書発行の業務フローはどのように変わりましたか？

情報システム部門 課長：自社の販売管理システムから請求データをCSVでダウンロードして、『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードするだけです。あとはボタンひとつで請求書が発行されます。

営業本部 課長：現在はまだ試験期間としており、先行で7社に対して電子請求しています。社数は少ないですが、発行する枚数が多いお取引先様とすでにEDIなどでデータのやり取りをしている企業から先行スタートしたため、この7社だけで請求書のかがみで約200通、印刷枚数にすると2,400枚ほど電子化できています。その分の振り分けや封入作業がなくなって業務負担が軽減され、もちろん郵送コストも下がっています。

― 取引先の反応はいかがでしょうか。

営業本部 課長：締めたらすぐに請求書が必要というお取引先様も多かったのですが、郵送に比べて1日以上早くお届けできるようになりましたので、ご期待に沿えるようになりました。

情報システム部門 課長：あとは、請求データを活用して、照合作業や仕入れの分析などにお役立ていただけているようです。これまでは「請求データを送ってもらえないか」というご要望をいただいたお取引先様には、EDIでの専用回線やインターネットを通じてご提供することもありました。しかし、これからは『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面上で、どのお取引先様も簡単に請求書データをCSVで取得していただけます。電子化によって、お取引先様にも十分メリットを感じていただけると思います。

営業本部 課長：実は先行して電子化をスタートしたお取引先様の中には、先方から「『BtoBプラットフォーム 請求書』に興味がある」とお声がけいただいた企業様もいらっしゃるくらいでした。今後さらに電子化のニーズは出てくるのではないかと実感しています。

― 今後の展望を教えていただけますでしょうか。

営業本部 課長：私共の部署は、営業部門の業務サポートだけでなく、営業所の業務体制やフロー、基準の見直しなども担っています。最近「働き方改革」と言われていますが、社員の残業を減らすのもミッションのひとつです。『BtoBプラットフォーム 請求書』はお取引様にも波及させられると考えますので、より一層、相互の請求業務を効率化するために、発行通数と枚数の多いお取引先様から順次お声がけし、電子請求を進めたいと思います。

目標は上位30社の電子化です。その効果として、負荷のかかる20日締めに携わる人数を5人から3人に減らすことを目論みます。そして、当然のことですが、請求書発行に時間を割くのではなく、本来の業務に励んで頂きたいと思っています。