年36,000通以上の請求書を電子化。
増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

― 請求書の受取り数が多いことでの苦労は何でしたか？

経理課主任：ひとつひとつの負担は小さいのですが、入力～確認までの作業の積み重ねが大きかったですね。紙による入力やチェックの手間を軽減するために、請求数の多い大手卸5社については、請求額を一覧化したエクセルを送っていただいていました。入力の手間はなくなるものの、最終的なお支払い金額は、紙の請求書が「正」となります。そのため、最後に紙の請求書とエクセルデータを突き合わせた、総チェックは必要でした。

また、紙の請求書の場合、会計処理が終わっても、大量のファイリング作業が残ります。それらの作業は5営業日以内にやる余裕はないため、別に1～2日作業日を設けて対応するしかありませんでした。

管理部部長：さらに請求書をファイリングした後の、保管場所も悩みの種でした。膨大な量の紙の請求書を保管するスペースがなかったため、倉庫代わりのスペースを借りていました。さらに運搬するといっても紙ですから非常に重く、2名掛かりで車まで運び、往復1時間かけて倉庫まで持っていくのです。

再び開く可能性の極めて少ない、過去7年分の請求書を保管するためだけに、これだけの時間や労力、コストを費やさざるを得ませんでした。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入の決め手は何だったのでしょうか。

管理部部長：これまで主任ひとりで、ほとんどの請求書業務をこなしていましたが、店舗数も増え、経理作業の省力化が大きな課題となっていました。何か良い方法はないかと模索していた時にちょうど『BtoBプラットフォーム 請求書』のお話を伺い「もうこれしかない」という気持ちでしたね。

まずシステム化によって、膨大なデータの手入力が不要になります。また、作成された請求書はデータ化されることですぐに検索できる。その2点だけでも経理作業を大幅に減らせると感じました。

経理課主任：当社では支払口座を店舗ごとに分け、さらに請求項目によって、医薬品、OTC（薬局・薬店・ドラッグストアで販売されている医薬品）、消耗品（薬包紙やコピー用紙など）、固定資産などに分けて管理しています。

1店舗に3～4の口座があるため、医薬品の口座にOTC品が混ざってしまうこともありました。また購入した商品が10万円を超える場合は、それが固定資産税に当たるか、判断しなければなりません。以前は振り分けられた請求書の山の中から、金額だけを頼りに請求書を探さなくてはならず、それを見つけるだけでも一苦労でした。

システム導入後は、発注金額の並べ替えや、購入の明細についてキーワード検索が可能になり、他の請求作業の合間でも、請求項目の振り分けを対応できるようになりました。

― 導入後、経理部課内全体での変化はありましたか？

経理課主任：紙の請求書の場合、月末の締め日の後に企業様からの郵送されるため、一番作業を進めておきたい第1営業日に、待機時間が発生することもありました。しかし電子化のおかげでタイムロスも減り、初日から作業が始められるようになりました。

現在、取引企業様全体の『BtoBプラットフォーム 請求書』導入率は50％程度です。ただ、受取通数の最も多かった大手卸売企業の2社に導入していただいたため、月間3,000通（年間36,000通）の請求書が電子化され、目に見えて作業量が減っています。

締め日も、第5営業日の夕方まで掛かっていた頃と比べ、1日繰り上げられるようになりました。これは大幅な改善で、空いた時間は経理部内で違う作業に充てています。

― 今後の目標を教えてください。

管理部部長：データを入力する手間が省け、紙代も郵送代も必要なくなりますので、『BtoBプラットフォーム 請求書』は発行側企業様にとっても大きなメリットになるはずです。今後、まだ導入していない卸売企業様にも提案していきたいです。