非効率なプロセスを見直し、
全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

― それ以外の効果や、改善されたことはありますか？

武藤社長：営業担当は1社に対し、月に数十枚も請求書を送ることがあります。明細にすると数百行にもなり、プリントアウトして、ひとつずつチェックするのは大変な作業でした。そもそも営業担当者は、社外にいることが多いため、請求金額のチェックが遅れ、請求書の発行が滞ってしまうこともありました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入により、請求データがクラウド上に保存されるようになりました。営業担当がどこにいても、PC画面上から請求情報を確認できるようになったことで、業務の合間でも作業ができるようになりました。作業負担そのものよりも、業務の体制が大幅に改善されたと感じています。

またシステム化によって、請求書の承認状況を社員全員で確認できるようになりました。 “業務の見える化“につながったことで、例えば社内の作業が滞ったときに、他の誰かがサポートできるようになりました。これも大きな成果ですね。

経理ご担当者：紙の請求書の場合は、請求書を送ってから１週間～10日経っても、取引先の請求処理が完了しない事もありました。また弊社側の請求書発行期日を過ぎてから、項目の追加や、修正を依頼されることもあります。

システムご担当者：『BtoBプラットフォーム 請求書』に移行する機会を活かし、取引先にシステム上の、請求書のご対応期日をお知らせしています。対応期日が明確になったことで、以前より早く請求書を処理いただけています。おかげで弊社側の期日外の作業はなくなりました。

また、送った請求書に対して、項目の追加や修正などによる再発行が発生しても、データ上で完結できます。そういう部分でもかなり業務を軽減できていると感じます。

― 今後の取り組みや期待していることを教えてください。

武藤社長：新しい取組みとして納品伝票の電子化を期待しています。

現在、ご購入いただいた全ての家具に納品書を紙で送付しています。月に一度の請求書とは異なり、都度発生する業務のため、現場の負担も大きい業務です。また、印刷から郵送まで発行のフローは請求書とほぼ同じですが、1件の納品につき、複数枚の納品書を発行する必要があるため、発行枚数も膨大です。

この納品伝票の郵送が軽減されれば、さらに弊社のペーパーレス化が進むと思います。こちらは、請求書の発行と同じ仕組みで対応できないか、インフォマートさんと相談しながら進めているところです。