支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、
大幅な業務改善をもたらしました。

― 御社ならではの課題はありましたか？

副本部長：ヘアカットに関わる備品の納品処理や検品は店舗ごとに行っています。検品・検収が遅れると、月末までに本部に報告が上がってこないことがあり、その状態で仕入先から請求書が送られてくると、発注なしで請求が来たことになり、経理上にズレが生じます。

ご担当者：そうした経理上のズレは、納品処理が行われていないため、どこが違っているのかが判断しづらく、紙の請求書と、画面上のデータをひとつひとつ照らし合わせて、店舗へ確認しなければなりません。1件対応するのに1時間以上掛かることもありました。

弊社の経営管理部は月末締めで、設備管理部から経営管理部へ請求書を送る期日が毎月20日に設定されています。期日直前で修正が発生してしまうと作業が追いつかず、社内の請求処理が滞ってしまうこともありました。

システム導入後は、発注額と請求額を合わせる作業をデータ上でできるので、金額の相違があった場合にも、10分くらいで原因を探ることができます。請求書の電子化によって、これまでは20日ギリギリに提出していた請求書が、5日までに提出できるようになり、精神的にもかなり余裕ができました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、取引先からの反響はありましたか？

設備管理部部長：これまでは、店舗の清掃のように毎月発注額が決まっているサービスであっても、請求書を送っていただく必要がありました。

定額サービスですから、ほぼ請求書の金額にミスがないのは分かっています。しかしそれでも他社で作成された請求書ですから、弊社側で処理をするためには、必ず経営管理部でチェックをする必要がありました。

システム導入後は、支払い通知機能を利用することで、チェック業務の省力化につながっています。年間の清掃計画に沿って、その月に清掃作業が実施されたことを確認して、すぐに支払額を通知できています。

また、取引先様からは、届いた通知に返信するだけで済むため「請求書を発行する手間が省けている」という喜びの声をいただいております。

現在、取引先様約250社のうち、電子請求書を導入いただいているのはおよそ100社。まだ半数以下とはいえ、業務時間と手間は大幅に削減できていると実感しています。