毎月の支払通知業務が5時間から3分に。
単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

― 以前の支払通知業務を具体的に教えていただけますか。

支払通知は115社分、すべて毎月の第一営業日に完了させる必要がありました。レベニューシェアの金額は媒体社様にとっては売上になるので、「なるべく第一営業日に知りたい」というご要望が多かったためです。弊社の経理担当は私を含めて2人ですが、もう1人は広告主様などへの請求書発行を担当しているので、支払通知業務は私一人で行っていました。

まず、第一営業日の14時～15時に通知データが営業部門から届き、こちらで通知書のパスワード付PDFを作成します。続けてエクセルで管理している媒体社様リストの中からメールアドレスをコピーし、メールの宛先欄にペーストします。定型のメール文を貼り付け、送り先を間違えないようにPDFを添付し、送信ボタンを押す。115社分の送信作業を完了させると、次は媒体社様ごとに自動生成されたPDFのパスワードをコピペし、それをお知らせするメールをまた115社に送信します。

PDFを送信した後、パスワードをお知らせするまでに多少の時間差があるので、作業途中に「パスワードは？」と媒体社様から問い合わせのメールがくることも多く、100通目とかになってくると頭がボーっとしてきて、もう何をしているのか分からなくなってくることもありました。

それでも、媒体社様との取引関係に影響しかねないデリケートな仕事なので、ミスは許されません。「これは人間がやっちゃいけない作業だな」と思いながら作業に没頭していました。毎月、業務が完了するまで5時間はかかっていたでしょうか…。正直、毎月の第一営業日は会社に行くのが憂鬱でした（苦笑）。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後はどう変わりましたか？

営業管理部門から届いた支払いデータを一括アップロードし、115社に向けて一斉送信ボタンを押すだけ。それまでPDFとパスワードを合わせて230通のメールを個別に送っていた膨大な業務がこの“ツーアクション”で完了し、作業時間は約5時間から2～3分になりました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えた初月は、この劇的な変化に感動し、思わず「20時に第一営業日の業務が余裕を持ってすべて終了。精度は圧倒的に向上、残業減少、自画自賛」とFacebookに投稿してしまいましたね（苦笑）。

それに、これまでは、支払通知業務は他の社員には任せられない仕事でしたから、第一営業日は“体調が悪くても休むわけにはいかない”と思っていましたが、導入後は作業工程が簡素になったので複数の社員で業務を共有できるようになり、仕事の重圧から解放されました。

― 取引先様からの反応は？

そこは正直、稼働するまで不安なところでもありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は、こちらからお送りする招待メールから媒体社様にログインしてもらい、アカウントを開設してもらう必要があるのですが、実際にどれくらいの媒体社様が協力してくださるのか？と。だから、開始日までに9割（※1）超の媒体社様にアカウントを開設していただき、「やりたくない」というところが一社もなかったというのは驚きでした。（注：取材後、ログイン率は100％に）

媒体社様からすると、以前は日々膨大に届くメールの中から支払通知書が添付されたメールとパスワードのお知らせメールを探し出して…と手間が掛かっていたはずです。しかし、『BtoBプラットフォーム』上では過去の履歴も含めてパッと取り出せる仕組みになっています。また、通知書を受け取るアドレスの変更や追加もわざわざこちらに連絡しなくても自分たちでできるのが楽だ、というお声もありました。媒体社様にもメリットを感じていただけたから、ログイン率も高かったのだと思います。

― 今後の取り組みや期待していることを教えてください。

支払通知書の電子化には大変満足していますが、銀行への振込データの作成は手作業で行っています。支払通知と振込み、二つのデータは同じ内容なのでワンセットにできれば経理業務の負担はさらに軽減されます。『BtoBプラットフォーム 請求書』には、支払通知データから振込データを自動作成する機能があると聞いていますので、そこはぜひ導入に向けて検討しようと考えています。

いずれにしても、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、弊社にとって大きな一歩となったと思います。弊社は創業から5年しか経っていない非常に若い会社で、成長を続ける中で、管理や経理の仕組みづくりが追いつかず、人力に頼ってきたところがあります。今後、さらに大きくなる会社を支えるためには、いろんな分野で効率化を進め、数字管理の強化や統制のきいた体制を実現しないといけません。今後も単純作業をシステムに任せることで、人の力を管理業務やよいものを作ることに集中できればと思います。