請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

― まず、御社の業務内容について教えてください。

現場担当者：弊社は、ウインタースポーツ関連で国内最大のイベントサイト『デジエントリー』や、全国の海の波情報を、ライブカメラで配信するスマートフォン用アプリ『波通』の運営など、アウトドアに関連したITサービス事業を展開しています。

2011年からは、手ぶらで楽しめるバーベキュー場『デジキュー』の運営も開始し、現在、全国各地の商業施設の屋上や公園に50店舗を展開しています（直営34店、フランチャイズ16店、2017年7月現在）。

― 導入前の請求書発行業務はどのような状況でしたか？

経理担当者：月末に各部署の担当者が、その月に発生した請求額を紙にまとめ、請求書発行依頼という形で経理へ回していました。経理ではその依頼を元に、エクセルの請求書フォーマットへ情報を入力し直し、プリントアウトしたものを封入し、最後に財務担当者がまとめて郵送していました。

請求書発行数が少ない内はこの流れで良かったのですが、取引先数の増加とともに経理だけでは手が追いつかず、また、入力や封入ミスの危険も高まっていました。

そこで、昨年からは、各部署の担当者がそれぞれ請求書を発行する形に変えました。弊社の取引先は70社以上あり、請求内容も、バーベキュー場運営のロイヤリティや、波情報を提供するための利用料など、種類の異なる請求内容が、バラバラのタイミングで発生します。

ですから請求の内容を理解している各部署の担当者が請求書を発行し、封入・郵送まで対応するほうが合理的だったのです。

しかし、弊社では請求書を元に売上げを管理していたため、各部署で請求業務が完結してしまうと、会社全体としての売上げをチェックすることができません。そのため各部署から、請求書の控えを経理へ提出してもらうという、新たな業務が発生しました。

エクセルの請求書は担当者ごとに管理され、請求書はシートごとに1枚1枚分かれて保存されていました。月の金額を集計するためには、それらのシートを全部開いて探すか、手元にある請求書の控えの紙を一枚一枚めくりながら、数字を拾わなくてはなりません。これは非常に手間の掛かる作業でした。

担当者が忙しく、控えの提出を忘れたり、紛失してしまったりという事もあります。これにより、今まで発生していなかった新たな課題も生まれてきたのです。

― 新たな課題はどのようなものでしょうか？

財務担当者：私は、請求額と入金金額があっているか、請求書の控えを元に照合していました。担当者が請求書の控えの提出を忘れると、取引先様からの入金が先となり、財務上は不明な入金が発生する事になります。

すぐに確認をしなければなりませんが、その時点で手がかりとなる情報がなく、担当者すら分からないため、とにかく社内中に聞いて回るしか方法がありませんでした。

「よく分からない」「知らない」とたらい回しされてしまう事もあり、入金元や項目の確認に、数日掛かるようになりました。特にバーベキュー資材の物品販売など、単発で発生する入金は、探すのに苦労しましたね。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入する決め手になった事は何ですか？

メディア課　課長：それまで請求書の発行は、ヒトの知識やノウハウに頼った、いわば人力を使った“力技”で進めていましたので、それを効率化させたいという狙いがありました。

様々な請求書サービスの中から、『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだのは、発注業務でインフォマートの製品（『BtoBプラットフォーム 受発注』）を使用していた事もあります。また利用企業が約14万社とシェアが大きい点に安心感がありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後はどう変わりましたか？

経理担当者：各部署の担当者が請求書を作成するという流れは、これまで通りです。しかしシステム化された事で、各部署が発行した請求情報が集約できるようになり、一元管理を実現できています。担当者も、請求書の作成、印刷、封入、郵送の作業から解放され、業務負担が大幅に軽減されました。

また、送信した請求書のデータの履歴も、画面のボタンひとつで取出せるようになり、財務・経理担当にとって一番のネックだった“担当者を求めて社内中を探しまわる”事は一切なくなりました。

財務担当者：財務面では『自動入金消込』機能のおかげで入金確認が格段にラクになりました。弊社では三井住友銀行の口座をシステム上に登録しますが、入金データを1時間おきに取込み、消込み作業もすべて自動でやってくれるため、人力による作業がほぼなくなっています。

特にシステムの学習機能は便利ですね。例えば『請求書を3件発行したが、入金はまとめて1件だった』という場合、その月は手動で消込みを行いますが翌月も同じ内容であれば、次から自動的に消込みが行われます。

自動消込が行われたものは、画面に表示すらされません。画面上には、常にこれから処理するべきものだけが表示されるようになります。最初は何もしてないのに、データが消込まれてしまうので、若干不安でしたが、消込済の請求書は専用の一覧があるため、問題なく処理されたものはそちらから確認できます。

実際にここが一番楽になったと思います。しかも使えば使うほど、業務効率がアップできる点が、非常に心強いですね。