請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

― 一連の請求書発行業務で感じていた課題とはどのようなものでしたか？

管理部長：取引先への請求書到着に日数がかかるのが一番の課題でした。印刷から発送完了までの日数に加え、遠方の取引先に郵便が届くまでに最大で3日かかります。その間、取引先から早く欲しいという問い合わせを受けて、保存した請求書のスキャンデータから該当する請求書を探し出してFAXします。多い月で30件ほど発生し、この作業が一番のストレスでした。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されて、どのように変わりましたか？

管理部長：『BtoBプラットフォーム 請求書』では、請求データをアップロードして発行すれば、取引先もすぐにプラットフォーム上で確認できます。最大の課題だった、取引先への請求書到着に時間がかかる部分が解決できました。これはお互いにとってのメリットになっています。取引先からも、「請求書が届くのが早くなり、締め業務が進むので助かる」という声をいただいています。実際、これまでストレスに感じていたFAX依頼もほぼなくなりました。

請求書の発行を電子化したことで、印刷から仕分け、封入、確認して投函といった作業が一切なくなったことは、大きな改善です。これまで2人で60時間かかっていた業務が、いまでは10分で完了しますからね。

実は取引先すべてが、電子化できているわけではありません。しかし、インフォマートの『郵送代行サービス（オプション）』を利用することで、電子請求書を利用中でない取引先へは自動で紙の請求書が発送されるため、弊社での業務はデータのアップロード以外は、ほぼなくなっています。

請求書の発行業務が軽減され、これまで注力できなかった業務に時間をかけられるようになりました。例えば、私は子会社分も含め4社分の支払いを担当しているのですが、後手になっていた支払い分を早めに処理できます。それによって会社全体の月次の締めも早くなりました。

― 通知書機能もご利用いただいています。

管理部課長：弊社で開催しているゴルフレッスンのコーチ（レッスンプロ）に支払う、レッスン料の金額の確認に利用しています。これまでは、月末にその月に行ったレッスンの内容に間違いがないかを確認するために、支払確認書を郵送していました。それを受け取ったレッスンプロが内容を確認して、間違いがなければ弊社に返送します。その確認書の返送をもって支払金額が確定するという流れでした。

支払確認書発送から1週間後までにすべてのレッスンプロから返送があり、支払いが確定するのが理想です。しかし実際には、約50人いるレッスンプロに送って、1週間後に返ってくるのは25通以下と、回収率は50％を切る状態でした。その後は、返送のお願いの電話をかけたり、「届いてない」ということであれば再送したりなど、月末になってギリギリ回収できるかという状態になっていました。毎月2、3件は返送が間に合わず、翌月に回ることもありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の通知書機能によって、業務はどう変わりましたか？

管理部課長：『通知書機能』では、相手方がログインして通知書の内容を「確認」したかが把握できるため、確認されたことをもって支払金額を確定しています。ですから、支払通知を送ってから1週間後に確定する割合は、90％にまでなりました。50％以下から90％ですから大幅な改善です。

ゴルフトーナメントにレッスンプロが出場する場合、自宅に1週間帰らないこともあります。そのため、自宅に送付した支払確認書を確認してもらうことができないケースもありました。ですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』ではスマホでも利用できるため、自宅以外でも確認していただくことができます。

支払通知に関わる営業担当者、経理担当者のストレスがなくなったことで、それぞれ営業活動、経理業務に専念することができ、会社の売り上げにもつながっています。

― 今後の目標を教えてください。

管理部長：請求書の完全電子化を進めて行きます。毎月の請求書業務がいかに手間をかけずにできるか、それを取引先にも実感していただき、電子化率を100％に近づけていきたいと思います。