商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

― まず、SC事業部の請求業務について教えてください。

SC事業部 課長代理　田中様：SC事業部では、主に7つの大規模な商業施設の管理と、小田急電鉄駅前にある中小規模の商業施設の管理を行なっています（その他、運営委託施設や一棟賃貸施設もあり）。それぞれの施設に入居しているテナントの総数は約800社です。そのテナント様に対して賃料や経費などの請求を行なっています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の発行業務のフローを教えていただけますか。

ビナウォーク副所長 藤澤様（導入当時のご担当者）：入居するテナント様に賃料や経費をお支払いいただく際、弊社からの請求方法は大きく2つあります。

1つ目の形式が「請求型」で、賃料や経費などについて紙の請求書を発行して入金いただくという、ごく一般的な方法です。

そして、もう1つが「預託型」です。大型の商業施設では「預託金」という仕組みがあり、店舗の毎日の売上金を入金機に入れてもらい、弊社で売上金をお預かりします。そこから家賃や経費などを差し引き、残りをテナント様へ返還するという方法です。クレジットカードによる売上げについても同様に、カード会社から当社に売上金が振り込まれ、そこから手数料などを差し引いたうえでテナント様に返還します。その内訳をすべて書面にして通知しなければいけません。

田中様：請求型か預託型かは施設によって分かれており、大規模施設については半数ずつになります。

― 導入前の発行業務で苦労されていた点は？

SC事業部　佐々木様：預託型は毎月2回、返還に関する帳票を郵送していました。さらに毎月1回、請求型のテナント様へ請求書を発行しなければならず、月3回のそれらの業務にはかなりの手間がかかっていました。

帳票の種類について説明しますと、預託型は半月分の売上げから諸経費を差し引いた返還額をお知らせする「返還書」、もう半月分の売上げから家賃などを差し引いた返還額をお知らせする「精算書」、また、それらとセットで送るクレジットカード関連の「クレジット返還内訳書」「クレジット売上計算書」があります。さらにテナント様への返還額がマイナスとなった場合に、その分を請求するための「精算時不足金請求書」を発行することもあります。そこに通常の請求型の「請求書」をあわせると、全部で6種類の帳票があるという状況です。

田中様：請求書や帳票は、複数テナントで出店いただいている会社様に対しても、テナントごとに作成して送付しており、毎月約1,000店舗分、合計で約5,000枚にもなります。

― 実際の発行作業はどのように行なっていたのでしょうか？

SC事業部　齋藤様：請求型については、何百枚という「請求書」を印刷し、折り機で3つ折りにして封筒に入れ郵送します。預託型については、各テナントの売上げが確定するのが締め日の翌日17時頃になりますので、そこからようやく発行作業が始まります。預託型については、各帳票をすべて印刷し、「返還書」もしくは「精算書」と、クレジット関連の2帳票を合わせた3枚をセットにして、封筒に入れるという流れをすべて手作業で行います。これらの作業は、5名で約2時間かかっていました。

― 一連の発行業務において、どのような課題がありましたか？

藤澤様：預託型については、17時頃からしか作業ができないため、どうしても時間外作業になります。また、曜日の並びによっては土日も出勤しなければなりません。

田中様：テナント様から「金額を早く知りたいのに、まだ送られてこない」といった問い合わせがあった際の対応にも時間がかかっていました。何が大変かというと、該当の帳票を探しだすのが大変なんですね。封入作業をしているものの中から、どこにあるんだ…と複数の帳票を探し出して、ファックスで送信します。問い合わせのたびに作業の手を止め、1件1件の対応にかなりの時間を割いていました。

複数ある帳票の発行業務の作業時間や、紙代や郵送代、書類の保管スペースにかかるコスト、さらには個別対応がどれも煩雑で、それらを解消したいと思っていました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけは？

藤澤様：当社のグループ会社が『BtoBプラットフォーム 請求書』を先行導入していて、そこから「請求書を電子化するので、賛同してください」というファックス通知が届きました。弊社としても請求業務を効率化したいと思っており、検討を進めていたところに、そのファックス通知がきたわけです。そこでインフォマートさんからもお話を聞いて、他社サービスとも比較検討した結果、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入することにしました。

理由は、導入費用が安いだけでなく、基幹システムとの連携がスムーズに行えそうだったこと、あとはテナント様の拒絶反応が少なそうだったことです。テナント様にヒヤリングしたところ、インフォマートさんの食材の受発注システムをすでに導入され、『BtoBプラットフォーム』をご存じの企業も多くいらっしゃいました。

― 導入後、発行業務はどのように解消されたでしょうか。

齋藤様：まずは、約5,000枚あった印刷・封入などの作業が軽減されました。まだ、ごく一部だけ紙で発行しているテナント様はありますが、印刷、封入の作業はなくなったと言っても過言ではありません。

締めた翌日の17時頃に金額が確定するのは変わりませんが、その後は、私ひとりで基幹システムからデータをダウンロードして、『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードします。全帳票のデータを取り込むのに20、30分かかりますが、あとは、受取モデルの「通知書機能」を使って帳票を送信したら終わりです。いまでは1人でも定時には作業が完了し、その日のうちにテナント様へも金額が通知されています。もちろん、テナント様からの催促の問い合わせもなくなりました。

田中様：導入効果を金額に換算してみたところ、印刷代や郵送代、紙代、人件費など、発行業務にかかっていたコストの約80％が削減できました。

― テナント様の反応はいかがでしょうか。

田中様：電子化に対する反応は意外なほど良好で、導入の初月から約80％の取引先から電子化の賛同がいただけました。懸念としては、電子化することで帳票のレイアウトが少し変わりますので、テナント様からの問い合わせ対応が必要かなと思っていましたが、「どう見たらいいの？」という問い合わせは最初の１、２か月だけで、いまはほとんどありません。多少レイアウトが変わっても、紙に載っていた情報が、すべてきちんと入っていたら大丈夫なんですね。

藤澤様：あと、驚いたことに、導入から約1年が経って、テナント様から請求書をこの日までに欲しい、という「必着日案内」が届くことが多くなったのです。電子化に拒否反応があるどころか、テナント様のほうが我々より詳しくて便利に使いこなしているんじゃないかというぐらいですね（笑）。本当にホッとしているところです。

― 最後に今後の展望や取り組みについて教えてください。

田中様：経理業務はどうしても繁閑の差が激しくなりがちですので、より効率化したり、ミスなく進められるような体制を作っていかなければいけないと考えています。また、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、小田急電鉄としては現状SC事業部のみの導入ですが、今後効率化の手段として、社内の他の部署にも波及していければ素晴らしいと思います。