請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。
導入効果は想像以上のものでした。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入された経緯を教えてください。

販売経理課長：計画管理本部を統轄する本部長は、日ごろから「時代にあわせた職場環境や業務の改善等を実施する」という思いを持っています。3年ほど前に「事務部門のペーパーレス化」が掲げられ、社内でのペーパーレス化にはすぐに取り掛かりましたが、お取引様にご理解を求めていかなくてならない請求書の電子化に、実は私は前向きではありませんでした。今まで通りの作業をしていれば、間違いのない処理ができるのに、なぜ変える必要があるのか、と。

しかし本部長に「このIT時代にいつまでドットプリンターを使っているんだ。優秀な社員から単純作業を減らし、高度な仕事に専念させなさい」との指摘を受け、現行のドットプリンターで作成していた請求書の運用を破棄し、より「正確、簡単、迅速」に請求書を発行できる『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を決心しました。弊社はすでに飲食事業で『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しており、品質には信頼を持っていたので、電子化の決断後は導入に迷いはありませんでした。紙の文化が根強いパチンコ・パチスロ業界にあって、弊社が率先してペーパーレス化に取り組む意味は大きいと考えます。

― 実際に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した効果はいかがでしょうか？

販売経理課長：2016年1月の導入から1年半が経ち、発行総数約6,000件のうち、電子請求書を発行している割合は55％程度になりました。残りの45％は郵送なのですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』とは別会社の郵送代行サービスを、システム連携させて利用しています。これにより、導入前に月平均167時間かかっていた発行業務は3分の1以下の50時間まで短縮、そこに掛かる人員も5人から2人に減らすことができました。

また、弊社では請求書の印刷や発送を行わないため、3人分の人件費に加え、ドットプリンターのインク代、用紙代、郵送代はもちろん、プリンターのメンテナンス料も不要になりました。郵送代行の利用料が加わったことを加味しても、導入前と比較して年間約20％のコストを削減することに成功しました。

― 導入後、発行業務の課題はどう解消されましたか？

経理担当者：導入後の発行業務は、基幹システムから抽出したデータを『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードし、承認処理をすれば、あとは発行ボタンを押すだけです。作業時間も作業工程も大幅に減り、担当2名だけで数十分で完了します。

私個人としては、1日に数千件もの請求書を処理して18時までにポストに投函しなければいけないという重荷から解放されたことが一番うれしいです。今では印刷された紙を3枚に分けて、送付先ごとに封入するという煩雑な作業に神経をすり減らすことも、請求書の送付ミスに気を遣うこともなくなりました。

― その他の変化について教えてください。

経理担当者：電子化する前はお取引様から「請求書の控えをFAXしてほしい」と要望されることも多く、ファイリングした書類の中からその一枚を探し出す作業が非常に負担でした。今ではシステム上に請求データの履歴があるので、社名で検索すれば瞬時にして見つけ出し、送ることができます。

また、導入前は1年間に段ボール6箱分の請求書の控えが溜まり、社内規定に従い10年分を倉庫会社に委託して保管していました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は電子帳簿保存法にも対応しているので、紙の書類を保存しておく必要がありません。現在、倉庫会社に支払っている保管料もいずれ不要になります。

販売経理課長：煩雑な発行業務を電子化して余力と時間ができたところで、経理担当社員にはもっと経営に役立つ、経理本来のマネジメント業務にシフトしてもらっているところです。担当者からすれば、自分のスキルをより生かせる環境に変わって仕事のモチベーションも上がったのでしょう。導入後、現場の士気が上がったと実感しています。

― 今後の取り組みや目標について教えてください。

販売経理課長：弊社は未来を展望しつつ、お取引先様や従業員にテレワークなどの多様な働き方を示せる企業でありたいと考えています。今後は請求書だけでなく、社内の様々な分野でペーパーレス化を進めていく方針です。その第一歩が『BtoBプラットフォーム 請求書』だと考えています。

我々も導入前はそうでしたが、会計や経理の現場には変化を恐れる人が少なくありません。請求書業務には職人仕事の要素が多く、「経験豊富な担当者が行えばミスなくきちんと締められるので、あえて変更する必要はない」という現場の根強い思いが影響している面もあろうかと思います。

しかし実際に導入してみると、請求書業務がより“正確、簡単、迅速”になっていく点に頼もしさを感じ、その便利さやコストパフォーマンスの良さを実感できます。お取引先様からも、明細がデータでダウンロードできる点など、電子化してよかったというお声をいただいています。

また、電子化が進むのに比例してその導入効果も増大していくというのが『BtoBプラットフォーム 請求書』のもうひとつの魅力でもあります。今後も、インフォマートさんと二人三脚で業界の電子化率アップに尽力していきたいと思っています。