請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。
利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけを教えてください。

経理部マネジャー：入力作業の課題を解決しないといけないと思っていた頃、総務部のほうでコスト削減への取組みとして、コニカミノルタさんから複合機導入の提案がありました。その際、請求書を電子化してペーパーレス化ができるという話があったのです。私としては、ペーパーレス化はもちろん賛成でしたが、それ以上に入力作業の大幅な簡素化に期待して、「すぐにやろう！」となりました。

― 実際に導入した効果はいかがでしょうか？

経理担当者：入力作業がなくなったので、かなり楽になりました。電子化されていない紙の請求書の手入力も含めて、いまでは、請求書の処理作業は派遣社員を雇わずに社内の者が行い、月2回分で20時間にまで削減できました。

紙の請求書では、締め日から3日後を必着日としていましたが、いまでは締め日当日に届くことも多いため、処理も早く済ませることができます。

経理部マネジャー：請求書のデータは、社内の情報システム室で金額などに間違いがないか照合するのですが、導入以前は金額の相違が頻繁に発生していました。金額が違う一番多い理由は、締め日の基準の違いです。例えば、20日締めの場合、メーカーさんが20日に発送しても、弊社への到着は21日以降です。メーカーさんは出荷日を基準にされていて、弊社では商品の検収日を基準にするので、ズレが生じてしまいます。その際は、弊社の締め日を基準に金額を確定し、明細書をお送りするのでそこでメーカーさんにご確認いただきます。支払った後で、金額が違うという問い合わせがあり、その対応にも時間がかかっていました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』導入によって、金額の違いについても『BtoBプラットフォーム 請求書』上で再発行のお願いが簡単にできるので、対応時間も減っています。

経理部マネジャー：導入からおよそ2カ月で、メーカーさんの7割が『BtoBプラットフォーム 請求書』を使ってくれています。直近では600社ほどから請求があり、そのうち約400社が電子請求書です。

― 電子化率がすぐに7割まで進んだのはなぜでしょうか？

経理部マネジャー：まず考えられる要因として、弊社への請求には専用請求書を使っていただいていたことがあげられます。専用請求書は2枚複写式で、1枚は弊社に発送していただき、もう1枚はメーカーさんの控えです。1冊70セットを、300円でメーカーさんに購入いただいています。その請求書には、弊社からの発注書の伝票番号や明細、金額などを手書きで記入せねばならず、メーカーさんにとってかなりの負担だったと思います。それが電子化によって、自社で販売管理システムを使っておられるメーカーさんであれば、データをアップロードすればいいだけですし、専用請求書代も郵送代もかかりません。手書きで間違った場合の書き直しなども含めると、相当楽になられたのではないかと思います。

経理担当者：それからもうひとつ、考えられる理由があります。『BtoBプラットフォーム 請求書』の利用を開始する1カ月前に、インフォマートさんが作成したマニュアルを、弊社の入力フォームに合うようにアレンジした簡易マニュアルをメールで送りました。それを見ながら操作していただくことで、スムーズに電子請求書への対応をしていただけたのだと思います。

それでもメーカーさんから、「登録はしたけれど、その後はどうしたらいいんですか？」という問い合わせが多くありました。その際には、簡易マニュアルを見ていただきながら、弊社でも画面を見て、お客様と一緒に日付はこの欄にとか、金額はここにというように確認しながら作業をお願いしました。最初の1、2カ月はそういった問い合わせも多かったですが、いまはもうほとんどありません。

― 今後の御社の取り組みについても教えていただけますか？

経理部マネジャー：請求書の受取だけでなく、発行も電子化できないかと思っています。ただ、弊社がメーカーさんに対して専用請求書を使っていただているのと同じように、売り先でも専用請求書を使っているところが多いのです。発行先は300社ほどですが、手書きや専用フォームへの入力など、方式は様々です。現場と相談をしながら、電子化に向けて進められればと思います。