支払通知書と請求書の発行にかかる時間を、電子化によって大幅短縮。
繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入経緯について教えてください。

経理部課長：支払通知書を限られた時間で取引先様に送らなければならず、その期間はどうしても担当者に負担がかかることが悩みでした。どうにか改善したいと考えていたときに『BtoBプラットフォーム 請求書』の資料を拝見し、これは改善に役立ちそうだなと興味をもったのがきっかけです。

経理部長：弊社では自社で開発した仕入管理システムを利用していますが、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入するに当たって、大きく改修する必要がなかったことも魅力でした。

― 導入後、作業はどのように変わりましたか？

経理部課長：20日頃から作業がスタートするのは導入前と変わりませんが、そこからのスピードが早いですね。データをアップロードしたらすぐに仕入先へ支払通知書のデータが届きますので、作業自体は10分から15分ほどで終わります。

― その他、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入による効果はありますか？

経理部課長：私としては、心の余裕ができたことが大きいと感じています。個人的に業務の中で一番ストレスを感じるのは、封入作業などのルーティンワークが決算期などの忙しい時期に重なったときです。それに加えて臨時の業務が入ってくると「どれから手をつけるべきか」と悩み、仕事とはいえイライラしながら作業を続けなければならず…。そのルーティンワークがなくなることで、担当者にとっては時間だけでなく心にも余裕ができ、その他の業務を引き継ぐこともできるようになりましたし、部内にいい循環が生まれています。

経理部長：マニュアル化などの事前準備に時間を使えるようになりました。弊社では例えば、決算手続きの際、小売店舗の手許現金の管理を経理がしなければなりません。店舗から報告書を出してもらうため、店舗とのやりとりも多くなります。今回の決算では、手許現金の管理についてマニュアルを作成し、全店に配布したことで細かなやりとりが減り、かなりの業務改善につながりました。

経理業務には色々と手のかかる作業があります。こうした事前準備は、今までのように時間に追われている状況ではできませんでした。導入からまだ半年ですが、直接的な業務効率の改善以上の効果があると感じています。

― 今後、目指していることなどはありますか？

経理部課長：現在の支払通知業務は仕入の請求書に対するものですが、マネキンや店頭の什器といった経費の支払いに関する請求書の受取も電子化したいと考えています。やはり、紙の請求書ですと到着が遅れたり、処理したと思っていたものが止まっている、といったことがありますので。

それから、請求書業務のマニュアル化をしたいと考えています。それが構築できれば、現在は私と担当の2人しかできない業務を、他のものができるようになりますので。今回の導入をきっかけにさらなる改善を進めていきたいと思います。