従業員の働きがい日本一を目指して。
電子化による業務の効率化は、お客様に向き合う本来の時間を生みだしています。

― 導入にあたって、取引先様からどのような反応がありましたか？

財務経理部長：汎用の販売管理システムを利用している取引先は、『BtoBプラットフォーム 請求書』と容易に連携できるので、すぐに賛同していただきました。独自のシステムを組まれているところは連携が難しい場合もありますが、ご理解とご協力をいただいて今は徐々に電子化率が高まってきているところです。

― 導入後、請求書の受取業務にはどのような変化がありましたか？

仕入担当者：請求書を紙ではなく電子で受け取ると聞いたときは、どういうことなのかよくわからず、正直なところ不安がありました。でも、厚い請求書の束がごっそりなくなるという変化をまのあたりにして、実感がわきました。ファイリングにコツが必要で、紐を通すための穴のあけ方とか、地味な作業ですがけっこう苦労するんです。なので、電子化がさらに進んでほしいな、と思っています。

財務経理部長：取引先様から送られてきた仕入関係の請求書で私たちが最初にチェックするのは、総額の金額と店別にどれだけ仕入れたかという一覧表です。そこが合っていれば、明細のチェックはしません。極端な言い方をするならば、弊社と取引先、双方にとって金額があっていれば分厚い明細は、不要な存在なんですよ。それを電子データ化してクラウド上に保存できるのは、弊社はもちろん先方にとってもプラスになっていると思います。

仕入担当者（主任）：導入前は、請求額と仕入データに差異があった場合の突合せに、かなりの時間がかかっていました。仕入先は300社ほどあり、量が多い取引先様になると明細だけで40枚以上あったりします。そうすると、差異があった場合の突合せに、１社で2～3時間かかるなんてこともありました。

導入後は、明細をデータとしてダウンロードできるため、半分以下の時間で突合せが終了しますので、非常に助かっています。

― その他に導入のメリットはありましたか？

経費担当者：不着・紛失に関するトラブルがなくなりました。導入前は、取引先から「請求書を送りました」といわれても、実際には届いていないことがあったんです。先方は「先月分が支払われていません」、弊社は「請求書自体が届いていません」となると、互いにストレスになりますよね。

実際に支払手続を進める際もイレギュラーな対応となり、時間をとられ負担に感じていました。導入後は、電子請求書なら送った履歴が確実に残りますから、このやりとりがなくなり、弊社にとっても取引先様にとっても良かったのではないかと思います。

それと、紙の請求書の場合は、郵便で届くと仕入も経費も含めて私が各担当者に仕分けしています。この作業はどの取引先が誰の担当かを把握していないとできないので、他の人に任せられないんです。電子請求書であれば直接担当者に届くため、そもそも仕分ける必要がありません。さらに、郵便物の量自体が減ったため、仕分けにかかる時間が削減されています。