毎月発生する主な取引先への請求書発行を100％電子化。
独自マニュアルで請求書の開封率を高めることができました。

― 導入によって課題は解消されましたか？

実務担当者：これまで2人がかりで3時間、計6時間かかっていた作業が不要になりました。今は『BtoBプラットフォーム 請求書』に請求データをアップロードして、一時承認後に総額などを確認してから発行予約すれば作業が完了します。時間にすれば10分程度と、劇的に短縮されています。作業にかかる人件費や印刷代、郵送費がなくなったので、請求書発行にかかるコストは、約90％も削減できました。

また、以前は早く請求書がほしいという取引先に対し、請求書をFAXしていました。導入後は、Web上で請求書を確認できるためFAXが不要になり、誤送信の心配もなくなっています。

― その他に感じるメリットはありますか？

実務担当者：請求書の開封状況が把握できることは、大きなメリットですね。紙の請求書のときは、先方が請求書を見たかどうか確認のしようがなく、請求書を見ていないから未入金なのか、見た上で何かの理由で支払えないのかもわかりませんでした。

今は「発行済み請求書」から検索すれば未開封の取引先がわかるので、そこに開封を促すメールをお送りしています。すると、「担当者が入院していて見ることができなかった」とか、「新担当者に引継ぎができていなかった」など、支払うつもりはあっても未入金になっていたケースに対応できます。紙の請求書に比べて、未入金の件数が減ったと感じています。

― 取引先の電子請求書の開封率が95％と高い数値です。何か秘訣はありますか。

実務担当者：未開封の取引先に送っている開封を促すメールは、最初は効果がないんじゃないかと思っていたのですが、送ってみると意外と開封していただけます。それでも見ていただけない場合は電話をしますが、「まだご覧になっておられないようですが、よろしければFAXしましょうか？」とお聞きすると、先方も「そうしてください、すぐ支払います」と答えてくださいます。そうしているうちに見る習慣がついて、開封率が上がってきたのだと思います。

メールの文面は失礼のないように定型文をつくり、電話の応答もこうすればいいというスクリプトができてからは、発行業務を担当してもらっている委託先に任せています。

― 主要な取引先は電子化済みとのことですが、何か工夫されたのですか。

実務担当者：電子請求書への切り替え3カ月前にFAXで「今後、お送りする請求書を電子化します」とご案内し、紙の請求書にも告知を同封しました。電子だとわからないから払えないと言われてしまうと困るので、簡単な操作マニュアルもおつけしました。

最初に電子化できたのは70社くらいで、当初は操作方法の問い合わせも多かったですね。聞かれた箇所はインフォマートのサポートセンターに電話をして教えてもらい、それをもとに問い合わせ対応の社内マニュアルを作りました。

― マニュアルをご自身で作成されたのですか？

実務担当者：『BtoBプラットフォーム 請求書』に限った話ではないのですが、システムのマニュアルって、すべての機能を説明しているため、どこを見ればいいのかわかりにくいものが多いんです。電話対応する委託先でもスムーズに答えられるよう、ログインの仕方など、FAQ（よくある質問）を充実させた社内マニュアルを作成しました。

また、請求書の受取操作をまとめたA4用紙1～2枚の取引先向けマニュアルも用意しました。とりわけパソコン操作が苦手な取引先には、個別にスクリーンショットをとって説明を加えたものを作ってFAXでお送りしたこともあります。操作自体はそんなに難しくなくても、やはり絵（画面）がないとわからないので。苦手意識を持たれて、「使わない」とならないように丁寧にサポートしました。

マニュアルの作成は最初大変でしたが、あとがすごく楽になりました。今は電子請求書関連の相談は、ほとんど委託先のコールセンターで解決しています。個別マニュアルをお送りしたところから「今も大事に持ってます」とおっしゃっていただけたのは嬉しかったですね。

最近では『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用する企業さんも増えてきて、そこまでサポートが必要な機会も少なくなりました。最初に予定していた取引先とはすべて電子化が実現しましたが、今後も徐々に電子化を進めていければと思っています。