請求書の電子化によりミスのリスクを軽減。
コンプライアンス体制の強化で、取引先からの信用も高まります。

― まず、御社の事業内容をお伺いします。

管理本部 経理部 担当者（以下、経理担当）：明和地所は新築分譲マンション「クリオ」シリーズを中心に土地の仕入、開発から企画、建設、販売、管理にいたるまでを行う製販管一貫体制を敷いています。また、仲介事業や賃貸事業をはじめ、リノベーション事業などのサービスを提供しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能をご利用いただいていますが、どのような取引先が多いのでしょうか？

経理担当：建設会社、設計会社様がメインです。マンションの管理組合を取りまとめている弊社グループの管理会社からも多くの請求書が届きます。すべて含めると毎月受取る請求書は200通ほどになります。

開発事業本部　起票担当者（以下、起票担当）：請求書の受取りについては、部門ごとに請求書の処理を進める起票担当者がいます。私は開発事業本部の起票を担当し、土地の仕入からマンションの建設に関わるところまでの処理をしています。金額も請求書の数も一番多い部門で、毎月50通前後を受取っています。

― 導入前にはどういった課題があったのでしょうか？

起票担当：開発事業本部は1件の金額が大きいため、プロジェクトごとに担当者がいます。請求書は取引先から各担当者が受取り、私はその請求書を基に会計システムへデータを入力して、会計伝票を作成していました。担当者は外出も多く、受渡しがスムーズにいかない場合がありました。

経理担当：こうした受渡しのミスは、たった一度起こっただけでも大きな問題ですので、このリスクはなくしたいと思っていました。受渡しの遅れは、先方からの問い合わせがあって初めて気づくことがほとんどです。担当者の手元にあるのか、あるいは先方が送るのを忘れていたのか、どちらであっても双方にとって問題となります。弊社の責任であるとすれば、先方はすでに工事が終わっているのに、こちらは請求書がなくて伝票を起こせずお支払いできない、となりますので企業としての信用に関わります。

また、請求書を受取ってから支払処理を行うまでに時間がかかっていました。個人事業主は源泉所得税を引いた請求金額にしなければいけなかったり、不動産業界特有の消費税の扱い方があったりと請求書が複雑で、請求内容の誤りが発生しやすい業界事情もあります。そのため、誤った請求書が送付されることも多く、先方に訂正を依頼するとなると、郵送でのやりとりに時間をとられます。

会計伝票は請求書などと一緒に承認を得ます。その後、プロジェクト担当者や起票担当者、部門上長などを経由して経理へ届き、そこから支払処理が行われるまでに経理担当、経理担当部長、役員と何段階も承認が必要となります。承認者が社内にいないことも多く、時間がかかっていました。

― 支払が終わった後のファイリングや保管作業についてはいかがでしたか？

経理担当：請求書と伝票には、どのタイミングで支払うのかといった確認書類を添付する必要があり、ファイリングする際にはそれらも一緒に保存します。保管書類は毎月A4のフラットファイル4冊がぱんぱんになるほどで、綴じるのも一苦労なので、どうにかしたいと思っていました。