請求書発行業務を本社に集約。
支店の負担が減り、年間500万円のコスト削減につながりました。

― 事業内容を教えてください。

経営管理本部　経理課 課長補佐（以下、課長補佐）：弊社は「あそびにマジメ」をスローガンに、パチンコ・パチスロ機の開発・製造・販売を一貫して行っています。主力は「花の慶次」シリーズです。北は北海道から南は九州まで広がる国内23拠点から、全国のパチンコ・パチスロホール様へ遊技機を販売しています。

― どのような理由で『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書を発行されるようになったのでしょうか？

課長補佐：きっかけは主要取引先様からの要望です。複数の法人様から、「『BtoBプラットフォーム 請求書』で電子請求書を発行してほしい」と依頼があり、社内で検討を行い導入しました。導入の理由は大きく2つあります。

第1に、全国に23ある各拠点の経理業務の負担を軽減しようと考えました。請求書の発行は各拠点がそれぞれに行っていました。1拠点で1ヶ月あたり約8時間かかっており、全体でみると月間180時間、年間で2,000時間以上かかっていたことになります。

もうひとつは紙の削減です。請求書は年間約5万枚発行していますが、3枚複写になっており1枚はお客様用、1枚は本社用の控え、1枚は拠点の控えとなっていました。単純に年間約15万枚の紙が使われます。また、本社用の控えは拠点が1年分まとめてA3サイズの大きなダンボール箱で本社に送るのですが1箱だけでも相当な重量です。個人的なお話ですが、私は持ち上げようとしてぎっくり腰になってしまいました。

請求書は会社法で10年間の保管義務がありますので、10年分約50万枚を保管しなければなりません。しかし、古い自社発行の請求書はよほどのことがない限り見直すことはありません。なぜなら、もし請求書の内容照会が必要になってもデータで保管している他の資料で提示できるため、ダンボールを開けて請求書の原紙を見直すことはほとんどないからです。それなのに、義務だからという理由だけで紙の請求書を保管し、あわせて保管場所も必要になる現状をなんとかしたいと考えていました。

― 導入前の発行業務のフローを教えてください。

課長補佐：請求書は大きくわけて、遊技機本体製品の「機械代」と、販売した機械の修理などで供給する「部品代」の2種類です。機械代はおおむね納品ベースで発行し、部品代は五・十日ごとの発行になります。

どちらの請求書も、各拠点がそれぞれ自社開発の基幹システムからドットプリンタを使って、3枚複写の請求書に印刷をしていました。印刷自体に手間はかからないのですが、印刷後に請求書を3枚に分け、紙折、封入、封かん、郵便局への持ち込みまで手作業が続きます。

部品代の発行は年間を通してほぼ一定量ありますし、機械代は販売数に直結しますので、やはり新製品が出ると発行量が増えます。特に人気シリーズ発売の時期と部品代の請求処理が重なると、ほぼ一日発行作業に費やすこともありました。この人件費や紙などのコストを試算すると、年間約1,000万円程度の費用がかかっていたことになります。

― 電子請求書の導入で、どのように変化しましたか？

経営管理本部　経理課 主任：大きく変わったのは、請求書発行を各拠点ではなく、本社が一括して行うことになった点です。導入にあたって、基幹システムの改修を行いました。各拠点は発行の前日までに請求リストの一覧の中から発行したい請求書を選択し、チェックをつけるような仕組みにしました。翌日、本社がチェックの入ったデータを集約し、『BtoBプラットフォーム』にデータを取り込んで発行予約すれば請求書の発行処理は完了です。

製品代と部品代の作業時間をあわせて全体で月66時間程度までに短縮されました。

現在は、取引先様の約50％が電子請求書を受け取ってくださっており、残りはオプション機能の『郵送代行サービス』（※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書）を利用しているので、印刷や発送などで時間をとられることはありません。

課長補佐：郵送代行は、導入の決め手になった理由のひとつです。一部の取引先様だけに電子で請求書を発行し、従来どおりの紙での請求書発行が残っていては一貫性をもった管理ができずさほどメリットを感じません。請求データをまるごと依頼できる点は非常に魅力でした。また、郵送代行の利用料はほぼ発送代のみですので、弊社で発行する場合と違い、人件費やインク代、紙代なども不要です。印刷業者に発注して郵送する場合と比較しても圧倒的に単価が安いのです。請求書発行にかかるコストはほぼ半減し、もちろん紙の保管を考える必要もなくなりました。

― その他に感じているメリットはありますか？

課長補佐：これまで請求書の振込先は各拠点でばらばらの口座でしたが、本社の口座ひとつにまとめることで、各拠点の入金処理についても負担を減らすことができました。請求書業務を本社に集約したことで、拠点単位では請求書発行の作業時間が4分の１まで短縮しています。また2017年度より、遊技機の設置確認という作業量の多い業務が新たに発生しましたが、請求書発行に費やしていた時間をその作業に充てることができ、各拠点が人員を増やさなくても対応することができています。