取引先へ協力を依頼し、全取引の7割の請求書を電子化。
作業時間も大幅に短縮しコスト削減につながりました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を選ばれた理由は何ですか？

係長：上司から「こういうものがある」とパンフレットが回ってきたのがきっかけです。当初は、今まで検討して見送ってきたアウトソーシング企業のひとつかと、あまりポジティブではなかったのですが、目を通してみると、Web上で見る請求書のフォーマットが紙で発行している請求書の体裁に近いことに興味をひかれました。さらに話を伺い、弊社の基幹システムと簡単に連携できるうえに導入費用がほぼかからない点も、大きなポイントになりました。

― 導入の効果はいかがですか？

係長：これまで3～4人で毎回10時間ほどかけて行っていた業務が、2人ですむようになりました。時間に余裕をもってやっても3時間ほどの作業です。今は、月初の第1営業日に請求データを作ったら、それを夕方までに『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードし、ボタンひとつで発行できるのはとても便利ですね。

課長代理：忙しいと、なかなか細かいところをチェックするのは大変なので、誤発送などのミスの心配がなくなったのも嬉しいですね。明細が多いお客様は、紙でお送りした後に、エクセルでも送ってほしいというご要望があったのですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』ならお客様ご自身でCSVファイルをダウンロードしていただけるのも便利です。

係長：発行した請求書をお客様にすぐご確認いただけるのは非常に大きいと思います。これまで本社のある東京から全国に郵送していましたので、遠隔地は届くまで数日遅れが生じます。早くほしいというお客様には、あらかじめFAXでお送りすることもありました。速達で送ったり、大量の明細をレターパックで送ったりという個別対応は、手間もコストもかかっていました。明細の枚数が多くなるような主要なお取引先ほど電子化が進み、今は全取引の約7割が電子化されています。これまでどおり紙でお送りしているのは、規模も小さくパソコンも持っていないというお客様なので、手間やコストはほぼゼロになっています。

― 全取引の7割を電子化されるにあたり、何か工夫されたことはありますか？

係長：電子化は正直なところ、こちらからお願いして対応していただいているというイメージもあったので、スムーズな移行を促せるようなフォロー体制を整えることを意識しました。具体的には、お問い合わせの時間を確保しやすい時間帯に、電子化のご案内FAXを送信するようにしました。また、営業所に問い合わせが行っても対応窓口を本社に一本化することで、各営業所の負担を減らし、どのお問い合わせにも差異のない対応ができるようにしました。

課長代理：我々も手探り状態でしたが、納得のいく回答ができなくて電子化が進まないという状況は避けたいと思っていました。お問い合わせをいただいたお客様はほとんど、ご納得されて、FAXでのご案内でそのまま登録していただきました。

係長：長年のおつきあいのあるお取引先が多いので、その信頼関係もあったのではないでしょうか。

― 今後の取り組みを教えてください。

係長：電子請求書は発行側だけでなく、受取側も便利だと思います。弊社も一部で導入しており、最初は違和感があっても慣れてくるとこちらの方が便利だと感じるようになりました。紙で保管しなくてもよいうえに、何カ月も前の請求書でも見たいと思えば検索してすぐ見つけられますし、メリットは多いです。電子化の良さはもっと広めていきたいですね。

課長代理：弊社との電子取引での受取をきっかけに、電子発行システムの導入を検討しはじめたお客様もいらっしゃいます。共通で使う取引先が増えるほど『BtoBプラットフォーム』の便利さは加速していくと実感しており、今後は業界全体で電子化を盛り上げていければと思っています。