請求書の受取・発行ともに、ペーパーレスを実現。
社内フローの電子化で、承認スピードが大幅に上がりました。

― その課題は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で解消できましたか？

課長：今はWeb上で承認が進みますので、支払依頼書を作成する必要はなくなり、各部署の担当者の負担は大きく減りました。また、導入前は経理まで請求書が回ってくるまで、どこからどんな内容の請求書が届くかわかっていませんでした。現在は経理に届く前に、社内承認が進まなくて届かないのか、請求書自体が来ていないのか、画面上で確認できます。催促の電話も半分以下に減りました。

取引先は、食材の受発注などでもともと『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用したことがある企業も多く、電子化への対応はわりとスムーズでした。現状では約7割が電子請求書に移行しており、5営業日目には請求書が届いている状態です。もちろん、その分の会計ソフトへの入力は不要になっています。

受取担当者：一部まだ紙で受け取っている請求書も、各部署の担当者や経理がオプションの『自社作成機能』を使って、電子化しています。すべての請求書を電子で一元管理して、会計システム上にアップロードしていますので、紙で保管する請求書はありません。

― システム化の効果は感じてらっしゃいますか？

発行担当者：発行機能はまだ導入して日が浅いのですが、経理で一番の変化は書類のコピーが不要になった点です。保管書類がファイル1冊にまで減りました。もともと保管書類が多く、請求書以外の関連書類もあわせると年間で書類保管用ダンボール約120箱あったのですが、今後はこの箱の量も減っていくと思います。また、各部署は入力や請求発行依頼書の作成がなくなったので、「ありがとう」という言葉ももらっています。

課長：また、受取・発行ともに、大きく変わったのはWeb上で承認状況が確認できる点です。出張や会議などで社外にいることが多い役員も、スマートフォンからでも決裁ができるようになりました。

― 今後の展望や取り組みをきかせてください。

課長：我々もそうでしたが、不動産業界はどちらかというと紙を重視する業界です。ですが最近は少しずつ電子化への理解も高まりはじめており、今は大手企業も何社か弊社との電子取引へ向けて、準備を進めてくださっています。発行の電子化率も今後高まっていくのではないでしょうか。

部長：BtoBプラットフォームという名のとおり、加入企業がもっと増えて企業間同士の電子取引が進むことで効果も増していくシステムだと感じています。請求書の電子化を突破口に、月次決算の早期化を進めていきたいですね。