月間5,000枚もの支払通知書の印刷がゼロに。
社内と仕入先の入力・照合作業の効率化が実現できました。

― 事業内容を教えてください。

鮮冷福岡支店 経理課 課長（以下、経理課長）：弊社は福岡・博多に本社を置く卸企業です。加工食品・冷凍食品をはじめ酒類、資材など幅広く扱い、お得意先のコンビニエンスストアや量販店、飲食店等に販売しています。鮮冷部門は、肉・魚などの生鮮品やチルド品を仕入れて販売しており、仕入先は福岡支店だけで2,000社を超えます。食品流通のプロフェッショナルとして、九州の物流を支えています。

― 仕入先へ支払通知書を郵送していたとお聞きしています。

情報システム部 部長代理（以下、部長代理）：食品卸は毎日大量の受発注業務を行いますが、電話やFAX等、まだまだアナログな作業が多い業界です。しかも、扱う商品数が多いため明細の量も毎月膨大になり、ひとつひとつ自社の買掛データと照合するのが大変な手間となってしまいます。

そこで、照合作業を省き少しでも効率化をはかるために、社内で仕入先の多い鮮冷部門福岡支店では10年ほど前から、仕入先のメーカー様へ支払通知書で支払額をお知らせするようにしました。基幹システムから仕入ベースで支払通知書を作成して郵送することで、効率が上がりました。

ところが、この支払通知書形式に賛同いただける仕入先が徐々に増え、全取引の7～8割あまりになると、今度は支払通知書の作成・発送業務が現場を圧迫するようになってしまったのです。そのため業務を見直し、より効率化をはかる必要がありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたきっかけはなんでしょうか？

部長代理：弊社ではもともと飲食店からの受注業務に、『BtoBプラットフォーム 受発注』 を利用しており、そこから『BtoBプラットフォーム 請求書』という仕組みがあると知りました。ただ、導入にあたっては他社とも比較検討を行いました。

情報システム部 部長代理 兼IT企画課 課長：支払通知書を電子化するうえでポイントになったのは「作業工数の削減」「コストの削減」それと「仕入先の負担にならないこと」の3点です。やはり弊社が便利になるだけでなく、仕入先へのメリットも必要です。

『BtoBプラットフォーム 請求書』 は、作業工数とコストの削減はもちろん、オプション機能の『郵送代行サービス』 で、紙の支払通知書を希望される仕入先には自動的に支払通知書を郵送することができるのが魅力でした。また、他社の電子通知書サービスと比べて明細の行数制限が緩やかで、食品卸の特徴である明細の多さにも対応できます。さらに、『BtoBプラットフォーム』を導入済みの仕入先が多かったのも導入理由のひとつになりました。事前に確認してみたところ7割近くが既に利用していると分かったのです。

経理担当者A：そのおかげもあってか、思いのほかスムーズに電子化を受け入れていただいた印象があります。もともとデータをお送りしていた支払明細の多い仕入先だけでなく、今まで紙の通知書しかお送りできていなかった仕入先からも、データで照合すると作業が楽だというお声をいただきました。

― 今後の展望をお聞かせください。

情報システム部 IT企画課 係長：福岡支店での成功を受け、宮崎・鹿児島各支店も支払通知書の電子化を導入しました。この取り組みが部門を越えて全社へ広がっていけば、より効率化がはかれるのではないかと期待しています。

一方、現在弊社から発行する紙の請求書は印刷から郵送までアウトソーシングしています。請求書についてはお得意先との調整も必要であり今すぐという訳にはいきませんが、こちらも将来的には電子化を視野に入れていければと思っています。

経理課長：国をあげて働き方改革が求められている昨今、アナログな世界からデジタルへの移行でより効率的になるということを、食品流通業界へ発信できれば理想的ですね。全社的な取り組みを通じて企業間取引の効率化に貢献していきたいです。