経営の課題だった経理部門の業務改善に着手。仕入先へ発行する通知書の電子化は、成功体験のひとつです。

― 支払通知業務には、どのような課題があったのですか？

増田様：支払通知書は、部品や資材などのメーカー約300社に発行しています。検収ベースで支払うため、まず月初に検収明細を郵送して支払予定情報をお知らせします。仕入先に金額の差異がないか確認してもらい、確定した支払額を月の半ばに「支払通知書」として改めて送るという、月2回の作業です。

プリンターをフル稼働させ、1回につき約2500枚あまり印刷していました。その際、弊社の120ある部門別に印刷されるため、送り先ごとに人の手で振り分けねばならず、非常に負担がかかっていたのです。

本社経理グループ 塩野様：月初はさらに、各拠点からも、より細かい取引内容の明細書類が届くので、それも同封するために合わせて仕分けしていました。生産管理システムは過去のデータを保持できないので、取引の記録をとっておくためには紙に印刷するしかなかったのです。そのため、各拠点でもそれぞれ控えをコピーして、大量に保管していました。支払通知書の郵送も含めると、単純に計算して毎月約1万枚の紙を消費していたことになります。

工場経理グループ 田村様：月初は、あわせて5,000枚以上の書類を300社分、無の境地で振り分けていました。他社の明細がまざってしまうといったヒューマンエラーを防ぐためにダブルチェックし、封入の際にも念のため確認します。それも工数が増える原因になり、印刷から封詰めして発送するまで、3人がかりで丸1日かかる作業でした。

工場経理グループ長 佐々木様（以下、佐々木様）：検収明細の内容に差異があった場合、明細が届いて2日くらいでご連絡をいただかないと、支払額の確定に間に合いません。取引が多いほど書類の量も膨大になります。仕入先もおそらく、きちんと確認できないこともあったのではないでしょうか。何もご連絡がなければ問題なしとみなして、確定した支払通知書を郵送していましたが、支払った後で金額が違いますとお問い合わせいただくこともありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、課題は解決されましたか？

工場経理グループ 遠藤様：大量の印刷や仕分けといった作業が一切なくなったので、3人で丸1日かけていた時間が、合計1時間足らずになりました。支払通知書の発行はシステムで予約ができ、稼働日や業務状況をみながら毎月2回の発行日に合わせて、前倒しで準備しておくことも可能です。従業員は休みも取りやすくなりましたし、他の経理業務に時間を使えて、残業も減りました。

佐々木様：『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を機に、生産管理システムの取引明細データをスーパーストリームに取り込むようにしたので、各拠点も紙での印刷・保管が不要です。仕入先による検収明細の確認状況もシステム画面から一目でわかりますし、差し戻しが発生しても画面上のやりとりで完結するのでスムーズになりました。

増田様：スーパーストリームと『BtoBプラットフォーム 請求書』の連携自体も、特に何の問題もありませんでした。導入当初から８割以上の仕入先が電子化に移行してくださり、半年後にはパソコンをお持ちでない数社を残して、取引の98％が電子化しました。けっこうあっさりペーパーレスが実現してしまい、今までなんだったんだと思うほどです（笑）。

佐々木様：実は仕入先によっては以前からデータでほしいという声もあったのですが、弊社の会計システムが古く、対応できていなかったのです。アイデアがあっても、長年の慣習はすぐには変えられません。スーパーストリームの導入、『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携と、ひとつひとつ成功例を積み上げていけたことで、今は、新たな取り組みも提案しやすくなったと感じます。