取引先に電子請求書のメリットを伝え、電子化を促進。
発行業務の負担が減り、時間に余裕がうまれました。

管理本部 総務ブロック ブロック長（以下、ブロック長）：使っている封緘機（ふうかんき）が古くて、明細が複数枚ある場合は機械にかけられず、手で折って封筒に入れるしかありません。実は、発行業務の効率化を目指し、封緘機の買い替えを検討したことがあります。他県のゼロックス社特約店が使っている機械の視察にまで行きました。特約店同士の横のつながりというか、みんな同様の課題を抱えているものですから、請求書の発行の仕方や、どれくらい残業しているのかといった情報交換をしていたのです。

ただ、封緘作業が楽になっても、取引先に届くまでの時間が短縮されるわけではありません。ちょうどその頃に『BtoBプラットフォーム 請求書』を知り、封緘機を新しくするよりは請求書を電子化するほうが、取引先にとっても利便性が高くなるのではないかと感じました。

― 電子化が進んでいる理由はどのようにお考えですか？

主任：やはり、取引先にメリットをご理解いただいているからだと思います。電子請求書への切り替えのご案内をした際、多くのお客様が「こういう時代だからね。いいよ、電子のほうが助かるし」とおっしゃってくださいました。

なかには、パソコンの操作が苦手な方など、「なぜそっちが勝手に決めるの」というお声をいただくこともありました。その場合は、電話で「すみません、言葉が足りなくて」とお詫びしたうえで、請求書の画面にログインしていただくよう改めてお願いしました。操作がわからないようであれば、わからない部分をうかがいながらサポートし、先方の不安が解消されるよう努めました。

ブロック長：弊社の単純なコスト削減策だと思われるとお叱りを受けます。先方のメリットも、請求書が早く届くだけではありません。過去の請求書もいつでも確認でき、データもダウンロードできるといった点を、丁寧にお伝えしていく体制作りは必要です。導入前には営業からお客様にご案内できるように、営業向けの説明会も開催しました。

係長：導入のご案内時に、ペーパーレス化は全社的な方針であることをしっかり伝えました。実際には、先方の税理士さんの方針や、切り替えに時間がかかる状況などもあります。ですから、すぐにすべての紙の発行をやめたわけではありませんが、基本的には電子請求書で、請求内容を確認していただくことへのご協力をお願いしておりました。

― 今後の取り組みを教えてください。

ブロック長：最終的に目指しているのは、発行するすべての請求書の電子化です。そのためには、さきほど申し上げたように、いかに取引先に利便性を伝えていけるかだと思っています。経理部門だけでなく、お客様に直接関わることが多い営業担当者が、もっと電子化への理解を深めていくことが必要と感じております。導入時に行ったような営業向けの説明会の再開も含め、全社をあげて意識を共有できるような取り組みを考え、電子化率を高めていきたいです。また、近い将来、『BtoBプラットフォーム』のパートナー契約を締結する予定です。弊社のお客様に社内で蓄積した電子化のノウハウを提供し、電子化のお手伝いができればと考えています。