納品伝票、請求書、支払通知を次々と電子化。
ステップごとに電子請求書の広がりを実感しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯を教えてください。

経理部長：販促費や修理費といった経費関係の請求書は、300社近い取引先から受け取っていました。受け取り方が2種類ありまして、ひとつが取引先から納品と同時に納品伝票を発行してもらう方法です。複写式になった弊社の専用伝票で、各店舗は伝票の情報欄に手書きで経費科目とどの部門に経費を計上するかを記入していました。

もうひとつが、未払請求書と呼ぶ紙の請求書です。請求書発行を自社でシステム構築されている場合など、納品伝票が使えない場合はこちらになります。どちらも店舗が受け取り、まとめて経理に届く流れになっています。

長年にわたり納品伝票を使ってきましたが、手間とコストを感じるようになってきました。「納品伝票をやめて、それに変わる仕組みを構築したい」と考えるようになったのが、導入のきっかけです。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、課題は解決されましたか？

経理部長：店舗での作業や入力の外部委託、納品伝票を印刷会社に発注するコストなどが一切なくなりました。インターネット環境がないようなごく一部の小規模の取引先は、さきほど申し上げた、紙の請求書に移行していただいています。

納品伝票を100％電子化することができたので、次のステップとして紙の請求書も電子化を進めていきました。

― 紙の請求書には納品伝票と違う課題があったのでしょうか。

経理部長：紙の請求書は先方のフォーマットなので、納品伝票のように経費コードを記入する情報欄がありません。店舗では別途、支払申請書類を作成して添付する必要があったのです。また、受け取った本部では、1件1件、内容を会計管理システムと支払管理システムに入力していく必要がありました。毎月100社近い取引先から1,000通近くを受け取っていたので、店舗も本部もかなり負担がかかっていたのです。

経理担当：現在は、これまで紙の請求書だった取引先の50％以上が、電子請求書に切り替わっています。納品伝票も紙の請求書も、以前は各店舗が1枚1枚手で処理して店内承認をもらってから本部経理に送付していました。その時点で1日のタイムラグが発生します。今は電子のため処理も承認にかかる時間も削減されています。本部側も、今までより1～2日早く受け取れるようになりました。電子化した取引に関してはシステムへの入力作業がなくなり、支払いもデータ連携で手間がかからず、業務時間を短縮させることができました。

― アトレ店では、『BtoBプラットフォーム 請求書』で支払通知書を発行していただいていますね。

経理担当：アトレ店は、テナント様にご出店していただくショッピングセンター形式の店舗です。ご出店されている120のテナント様の売上金をいったん弊社がお預かりし、家賃や光熱費といった経費項目を差し引いたお支払い金額を、月に2回お知らせしています。

経理部長：これまでは、支払通知書を郵送していました。作成した支払通知書を印刷し、三つ折りの状態で封入し、切手と住所ラベルを貼る送付の作業だけでも、かなり手間がかかっていました。印刷した支払通知書は店内承認をへてコピーし保管するという作業もあり、複数人で2日程度かけて行っていたのです。

請求書受取業務の電子化で、かなりの効果があったので、アトレ店の支払通知書の案内も電子化できればと考えました。

― 効果はいかがでしたか？

経理担当：月2回あわせて、20時間ほど削減できています。発行にかかる日数も1日短縮しましたし、発行してすぐ取引先に届くのも、非常に効率化に繋がりました。

― 今後の展望をおきかせください。

経理部長：次のステップとして、百貨店で発行する請求書の電子化も準備を進めています。実は、納品伝票の電子化に取り組んだ2016年頃は、電子請求書をご存じない取引先も多く、導入時には多少の苦労を感じました。それが、第2ステップで紙の請求書を切り替えた際は電子請求書の認知度もあがっていて、かなりスムーズに移行できたのです。確実に時代の流れを感じます。

ネットショッピングが普及し、生活スタイルも多様化するなど、百貨店は従来のやり方だけでは厳しい時代です。今のうちに先手を打って、どんどん効率化、データ化を進めていきたいです。