社内フローの見直しで、現場が主体的に変化。
請求書の申請漏れも防げ、企業信用度も高まりました。

― どのような課題があって、導入を検討されたのでしょうか。

主計係長：まず、インダストリーの場合、約150社の取引先から届く請求書は、一旦すべて商品管理の窓口に集まり、発注部署ごとに振り分けられます。各部署の担当者が起票した仕訳伝票は社内承認フロー用の書類に貼付され、一次承認を経て財務経理部に届きます。それを会計システムに入力し、さらに二次承認にまわしていました。

毎月200枚以上になる伝票や明細を扱う中でのリスクは、書類の紛失や申請漏れの発生です。財務経理部では、各担当部署がどんな取引をしているかはわかりません。もし届いた請求書を担当者が机にしまいこんで忘れてしまったとしても、確認のしようがないのです。万が一、取引先からのご指摘で発覚するともなれば、企業として対外的な信用に関わります。

また、取引先が県外の企業だった場合、郵送で届くまでに4～5日要するのも課題でした。たとえば月末近くに設備修理代などのイレギュラーで発生した請求書が、発行から月をまたいだ翌月はじめに届いたとします。すると、弊社側の計上と取引先の考えている支払月に食い違いが生じてしまうのです。

FAXなどであらかじめ請求内容を送っていただく場合もありましたが、二重計上の原因になってしまうため、一長一短でした。

― 課題解決に、システム導入の効果はありましたか？

主計係長：2016年12月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、現在ではインダストリー、ストアそれぞれ取引の約30％を電子化できました。取引先が発行した電子請求書はすぐに届き、差し戻しも画面上で完結します。これまでかかっていた日数より、かなりスピーディになりました。

ひきだしにしまいっぱなしの請求書が支払いから漏れてしまうリスクや、二重計上の心配もありません。取引先は「先月請求書を送ったのに支払われてない」といったことがなくなり、我々も「請求書が届いているけど部署の承認がまだだな」と画面から一目で状況の確認ができます。

店舗係長：導入で、ストアの承認フローを改善することができました。店舗側で一時承認を行うようにしたので、本部から店舗へ請求内容を問い合わせる手間が省けます。逆に店舗側が、たとえば「先月修理した冷蔵庫の請求書が届いていません」といった発信を主体的にするようになりました。現場に、主管部としての意識がうまれたことを実感しています。

仕訳に慣れない店長は当初、戸惑いもありましたが、入力には学習機能があり1回入力すれば次からは難しくありません。基本的には届いた請求の内容と金額があっているか把握・確認して承認をまわすだけです。

正直、最初に話をうかがった時は、導入コストも月々の使用料も安いし、「本当に？」と信じられませんでした。「実現すれば経費をかけずに業務が改善できそうだけど、いいところだけをアピールして騙そうとしているんじゃないか？」と思ったほどです（笑）。

実際には、インダストリーとストアあわせて、請求書受取の作業時間が半分近く減りました。しかし、それ以上に感じている効果は、ストアの主管部意識の向上、企業の信用度増といった数値化できない部分です。

― 今後の展望をおきかせください。

主計係長：請求書の受取は電子化100％を目指していきたいです。百貨店業界自体、まだIT化が遅れていて取引はFAXが主流です。新しい仕組を取り入れることに最初は戸惑いもあると思います。しかし実際、弊社も大きなトラブルもなくスムーズに導入でき、デメリットは感じません。非常に効果的なシステムであると知っていただき、電子化を進めていきたいです。