請求書の郵送代行を利用し、発行業務を完全アウトソーシング。電子化でさらなるコスト削減を目指します。

― 請求書は月に何通ほど発行していますか？

月によって変動はありますが、ざっと大阪で800通、東京で400通ほどです。取引先は基本的に重複しておらず、東京・大阪がそれぞれの取引先に対して別々に発行しています。

締め日は五・十日で設けていますが、特に多いのが20日締めで、全体の8割近くが集中します。これは東京も大阪も同じ状況です。

請求書の発行先は、個人経営から法人まで幅広い規模の専門店です。百貨店との取引では請求書は発行せず、逆にこちらが支払通知書を受け取ります。これは、「消化仕入」という取引形態をとることが多く、商品を納めた時点では売上は発生しないためです。売れたタイミングで百貨店に仕入が計上されるという商習慣です。

― すべての発行を、郵送代行からスタートさせたのですね。

アパレル業界は長年、取引に伝票を使ってきた紙の文化が根強い業界です。また、高齢でパソコンに親しみがないという取引先も多くいらっしゃいます。まずはすべて郵送代行にすることで、弊社側の発行にかかる作業の負担を減らすことを優先しました。その上で、電子発行のご案内を請求書に同封して、パソコンの画面上での受取もお願いしています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で、課題は解決しましたか？

郵送代行にしただけでも、5人でやっていたチェックや封入といった作業は完全になくなりました。今は発行担当者1人が必要なCSVデータを基幹システムから『BtoBプラットフォーム 請求書』へアップロードしたら、社内承認から発行まで画面上で完結します。特にトラブルがなければ東京、大阪それぞれ20分程度の作業です。毎月発生していた残業もなくなりました。導入したばかりなので実績はこれからですが、試算では東京、大阪あわせて発行にかける時間は4時間前後になり、紙での発行に比べ99％を削減できると見込んでいます。

また、電子請求書のご案内をする書面を見て、実際に電子での受取に移行してくださる取引先も増えてきています。電子なら郵送よりも早く画面上で確認できますし、過去の取引も一目でわかります。ある程度パソコンが使えて、紙よりも便利だと実感されると、郵送代行から切り替えていただけるようです。

― 発行ご担当者の皆さまの反応はいかがですか？

やはり、ある程度業務負担がなくなるという期待を持っていたようです。最初は基幹システムとの連携にとまどったりすることもありましたが、導入から半年ほど経って慣れてきたということもあるのでしょう。時間的なことも含め、仕事の量は軽減されています。

― 今後の展望をきかせてください

引き続き、郵送代行から電子請求書への移行はお勧めしていきたいと思っています。弊社だけでなく、他社にも電子請求書の発行が広がれば、取引の流れも変わってくるでしょう。

今後は発行だけでなく、請求書の受取業務も『BtoBプラットフォーム 請求書』 で電子化できればいいですね。実は、東京本社では一部の請求書をすでに電子で受け取っています。発行も受取もシステム化が進めばより効率的になるはずです。

社会的にはIT化、ペーパーレス化は急速に進んでいます。電子への抵抗感も、数年前に比べ薄れつつあると実感しています。将来的に電子請求書が当たり前という流れになってくれば、業界も動きだすのではないでしょうか。