請求書の電子化により、決算早期化、損益管理向上に寄与。RPAを導入し、OCRやAIの活用も検討していきます。

経理部 会計課 課長補佐（以下、会計担当）：入力作業も手間と時間がかかっていました。財務課から会計課にまわってきた請求書は、約300社の取引をそれぞれ全38店舗分で仕訳を入力しているので、明細の行も膨大になります。その中で按分計算が必要だったり勘定科目の確認が必要だったりして、毎月だいたい5人がかりで3日間は朝から夕方まで作業していた状態でした。

― 電子請求書の導入で、それらの課題は解決しましたか？

財務担当：現在は、全ての請求書のうち約半分を電子データで受け取っています。データ化によって請求書の受取状況が可視化され、遅延が発生した場合でも早期に把握ができるため、担当者へ請求書の提出を促すなどの対応ができるようになりました。訂正が必要な場合も、取引先が画面上で修正するとすぐに反映されるため、業務スピードがあがりました。

会計担当：電子データで受け取れば入力が不要ですので、作業時間が削減できました。その後の確認業務や部内承認、役員及び各部署の回覧までの期間も短縮されています。

弊社は月末に締めて翌月25日に支払を設けているため、毎月第2週目にはその作業をほぼ完了させなければなりません。電子データ化で、各部署からの提出も、経理部での入力もそれぞれ短縮されたので、助かっています。

― その他に感じるメリットはありますか？

財務担当：まだ受け取る請求書の半分は紙ですが、保管量は減ってきましたね。書類の保管倉庫は別の場所にあり、監査などで以前の請求書が必要になると、倉庫まで探しに行くので一仕事です。電子データ化されたものなら、画面から検索するだけですぐに出せるので便利です。

会計担当：履歴も残るので、万が一「送った・送らない」が発生しても一目瞭然です。また、紙と大きく違うのがデータは二次利用できるという点ですね。まだ研究段階ですが、最近はRPAを取り入れて会計業務の自動化に取り組んでいます。併せて、書類のOCR化の検討を進めています。

部次長：経理では、取引先と連携して何かするという業務はあまりありません。しかし、システム化は先方の協力なしには進まないプロジェクトです。電子データをどう活用するか、ノウハウを得られたことで、今後もITに対して積極的に取り組んでいけるのではないかと思います。

たとえば、遊技機を入れ替える際は毎回、遊技機メーカー様と売買契約書を取り交わします。『BtoBプラットフォーム 契約書』で契約書も電子データ化すれば、遊技機メーカー様の遊技台の情報などを二次利用できるので、より効率化できそうです。見積りから発注、さらに請求まですべてをシームレスに画面上で完結することができれば、双方かなり効率的になるのではないでしょうか。

― 業界での効率化の取り組みについてお聞かせください。

部次長：弊社が導入した3年前に比べ、業界内でも電子請求書の広がりを感じます。特に遊技機メーカー様はほぼ電子化されてきました。全国400万社といわれる中小企業のうち、インフォマートさんでは約35万社のユーザーがおり、1割弱の状況であり、たとえばサービスを頼む業者は同じだったりするため、電子へ切り替える取引先は徐々に増えていくと思います。2割、3割と切り替えが増えてくれば、あとは自然に電子化の流れは進むでしょう。

法の規制や消費税増税といった社会情勢の中で、業界を疲弊させないよう、お客様に時代に則した娯楽を提供し続けたいと思っています。競争率を高めて市場を盛り上げるには、各社が生産性をあげていくことが必要です。書類の電子化は生産性を向上させるひとつの手段ではないかと思っています。