老舗企業に残る独自の商習慣を電子化で見直し。データ取り込みで請求書発行が完了し、業務効率が大幅にアップ。

― 老舗ながら、先進的な取組みをされているようですね。

システム担当：抹茶製造も全自動化している一方で、お茶を挽くのに最も大事な臼は、今でも石の茶臼なんですよ。1台の茶臼で1時間に製造できる抹茶はわずか数十グラムと、手間と時間はかかりますが、抹茶は繊細で、摩擦熱でも風味が飛んでしまいます。熱を持たせずじっくり挽いてパウダー状に仕上げるには、いまだに石の臼を超えるものがないのです。また、高品質の抹茶を製造するために「目立て」と呼ばれる臼のメンテナンスが欠かせませんが、専門の職人はいまや全国でもわずかといわれます。弊社ではこの伝統職人を6人、社員として擁し、師匠が弟子に匠の技を引き継いでいます。

何かよい方法がないか探していたところ、おつきあいのあるシステム会社さんから紹介されたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』でした。他のサービスもいくつか比較検討しましたが、『BtoBプラットフォーム』は食の業界で認知度が高く信頼もあるのがポイントでした。調べてみると4割近い取引先が、すでに『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入していることもわかりました。

― 請求書の電子データ化で、課題は解決しましたか？

業務課 課長：専用伝票や、郵便振込用紙の同封が必要な取引先への発行作業は残っていますが、それ以外は電子データ化でき、印刷した請求書を振り分ける必要はありません。大きなストレスがなくなりました。全取引の約60％が電子データ化していて、残りの手作業を含めても午前中の間に完了します。劇的な変化です。

実は正直なところ、導入当初は疑ってかかっていました。しかし、実際に導入してみたところ、最初のうちはエラーが出ることもあったものの、そのたびにインフォマートさんに丁寧にサポートしていただいて、やりやすいなと思いました。慣れてくると、基幹システムから『BtoBプラットフォーム 請求書』へのデータのアップロードは5分もかかりません。スッと完了するので、気持ちいいです。

弊社の長年のお取引先には、家族単位で経営する小さなお茶屋さんなど、パソコンに馴染みのない方も少なくありません。そうした取引先にはオプション機能の『郵送代行サービス』 （※）で対応しています。紙の請求書を送っていたときと同様に、当月に取引がなければ残高があっても請求書を送らないようにシステムを組んでもらえたのもありがたかったです。

※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書

業務課 課長：電子データ化率は60％といわず、80％くらいにはなってほしいですね（笑）。請求書の受取に何かしらのストレスを感じるのであれば、Webで見ていただければ早いし確実です。歴史ある企業として、伝統を重んじて守っていかなければならないものは守りつつ、社会の変化に柔軟に対応して変えていけるところは革新に取組んでいきます。