全国の事務所で受け取る月2,000通の請求書を、98%電子化。承認フローの脱ハンコで、テレワーク対応ができました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の受取業務はどのようなフローでしたか？

西日本支社 戸建営業部 営業課担当：弊社のコーポレートサイトにある取引業者様向けのページに、専用書式のExcelデータを置いていました。取引業者様はダウンロードしたファイルに請求内容を入力して、印刷、押印し、各現場作業所や営業所に郵送します。請求書の処理は各現場が担当し、社内ワークフローシステムに入力していました。支店に直接届く、広告媒体や設計事務所、測量士さんなどからの請求書も、すべて同じシステムに入力します。

社内承認を期限までに完了させるため、取引業者様にその数日前には発行・郵送していただく必要があります。内容不備で差し戻すと間に合わない場合はメールやFAXで訂正したものを送っていただき、あとで原本を差し替えていました。

西日本支社 戸建営業部 工事課担当（以下、戸建工事担当）：支店では戸建営業や分譲マンションの工事費など、部門ごとに処理を進める担当がおり、私は戸建工事を担当しています。受け取る請求書が一番多い部門で、40社あまりの取引業者様から月平均140件、多い時は190件ほど受け取ります。たとえば1通の中に25件分入っていることもあり、1行1明細でシステムに入力していくのです。

西日本支社 四国支店 工事課担当（以下、四国支店担当）：分譲マンションの場合も、多いときは月80通ほど受け取ります。工事の注文1件に対して1枚の請求書が発生しますので、束になって分厚い封書が届いていましたね。

次長：各拠点が受け取ってシステムに入力した後の請求書原本は、支店に集約してファイリングしていました。業者コード順に並べてリスト化して管理するのですが、添付書類が多く、ひと月に1ファイルというボリュームでした。

― 現在はほぼすべての月末締請求書を電子化されたとのことですが、取引業者にはどのようにご賛同いただいたのでしょうか？

次長：現在、紙で受け取っているのは20社程度、割合でいえば全体の2%程度です。秘訣はもう、徹底的なお願いです。電子化には最初から8割以上の取引業者様の賛同が必要だと考えていました。紙と電子が混在すると、請求書を処理する現場事務所などに、かえって多大な負担をかけることになるからです。

事前にビデオ会議ツールを使ったWeb説明会を開催し、トータルで1,200社ほどご参加いただきました。導入当初に行った支援はマニュアルダウンロードのご案内やレクチャーなどです。また、電子請求書の発行の仕方を記事にしたブログも、取引業者様向けページで公開しています。