グループで一斉に導入し、月間約1,000通の請求書を電子化。支払データも出力でき、支払業務が簡素化しました。

― 本社とグループ会社あわせて16社分の財務経理業務を一括で担うのは、大変そうですね。

財務経理課長：私も含めた9人体制で処理しています。少ない人数と感じるかもしれませんが、直接的に利益を生むわけではない管理部門は、効率化が永遠の課題です。歴代の試行錯誤による業務効率化の積み上げで、今の体制まで整ってきました。とはいえまだ課題はあり、たとえば請求書の会計処理を行う月初は業務が集中して、毎月残業が発生している状況でした。そこで、請求書を電子データで受け取る『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入してさらなる効率化を図ったのです。

― 請求書を電子化した経緯を教えてください。

財務経理主任：電子化による業務改革自体は2014年から検討していました。会計システムと連携させる仕組みを自社で構築しようとしましたが、受取方法や請求書の締め切り期日が変わらないため断念しました。その後『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を考えたものの、取引先の同意を得るのが難しいのではと1度は見送っています。しかし2017年になり社内業務にクラウド型のグループウェアツールを導入したことで、社内のクラウドサービスに対する意識が変わりました。このタイミングであれば取引先の同意も得られるのではと2018年8月、2度目の検討で『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入にいたりました。

財務経理課長：システム導入にあたっては、コスト削減を目的に「イニシャルコストやランニングコストがこれだけかかっても、人件費や経費がこれだけ削減できます」といった試算をもとに上申をしました。さらにシステムによって月次決算を早期に固めることができれば、会社の判断を早められます。

― 実際に、月次決算は早期化できましたか？

財務経理課長：現在は月初から9営業日で月次決算を処理し、役員へ数値を報告しています。2年前までは10営業日までに終わらせるために何人もの課員が遅くまで残業していましたが、残業時間を減らしつつ月次決算確定を1日早めることができています。

請求書の中でも毎月の定例的なものは、取引先が前月末までに発行し、事業所の上長確認・承認も経て経理承認のステータスにあがっている場合もあります。それを、業務に30分ほどスキマ時間がある時などに処理を進めることで、月次決算早期化につながっています。一人ひとりの業務負荷を軽減するのも大事ですし、いかにムダなく効率よく時間を使えているかも非常に重要です。

― 紙の時に省いていた各事業所の決裁権限者の承認も、行えるようになったんですね。

財務経理主任：今は請求書データが各事業所の担当者に届き、決裁権限のある上長、本社経理担当者へリレーされています。本来やりたかった承認フローが実現しました。これまでは請求書が手元に届くまで、事業所で何通の請求が発生しているかわかりませんでした。届かない場合は、送り忘れなのか紛失なのか、請求自体がないのかもわかりません。それが電子化によって、事業所で受け取っている請求書があるか、上長が承認しているかすべて可視化されるようになりました。

また、電子化で請求書の開封作業や本社への転送作業といった時間がなくなっただけでなく、支払内容を確認する手間も軽減できています。『BtoBプラットフォーム 請求書』からファームバンキングデータを直接出力できるので、1,200枚の請求書を1枚1枚めくりながら突き合わせる作業が不要です。現在、電子化率は77％なので、従来どおりの確認が必要な紙の請求書もありますが、数が減っているのでデータ作成は10日前後早まっています。支払い日までに余裕が生まれました。

― 現在の電子化率77％ですが、取引先のご賛同はスムーズに得られましたか？

財務経理主任：スムーズにご賛同いただける取引先もあれば、請求書の電子化は初めてのことなので弊社の取り組みに難色を示される取引先もありました。取引先に一旦断られた場合は、なぜ難色を示されるのかを具体的にヒヤリングしました。例えば、請求書をどのように作成されているのか伺い、課題に感じているポイントに対して請求書の電子化で解消できる点を提案しました。社内システムから請求データを出力できるなら、「そのデータを取り込んで請求書が作成でき、業務フローの見直しやコスト削減につながること」をお伝えし、イメージしやすいようご案内しました。昨今はコロナ禍でテレワークが推奨されているため、電子化が進めば在宅勤務も可能であるともお話しています。

財務経理課長：2018年11月から電子請求書への移行を開始し、2020年5月に電子化率75％に至りました。請求書の電子化は今や、全社的な取り組みで、我々だけでなく各部署の尽力という別アプローチも加えて、電子化率向上を目指しています。

― 今後の展望をお聞かせください。

財務経理課長：どの部署であっても管理職は、いかに効率よく部署を運営するか、それと会社への貢献、部下の育成という3点が大枠です。コアとなっているのが部署の効率化であり、それは部下の成長で支えられ、会社への貢献へつながると考えています。業務のデジタル化は今や社会全体で取り組む流れでもあります。グループホーム運営居室数ナンバーワン企業としての自負を持ち、業界の先頭に立ってICT化を推進していく心づもりでいます。最先端を走るためには数だけでなく質も高めていく必要があります。今後も新しい発想とチャレンジをしていく部署でありたいです。